از سرپرست واحد می پرسی: ماشین شماره ۳ رو تحویل تعمیرات دادین؟

 می گه: نمی دونم اجازه بدین برم ببینم

می پرسی: ماشین یک چی ؟ تولیدشو عوض کردین؟

می گه : قرار بود عوض کنیم اما بزارین برم ببینم

به سرپرست تعمیراتت می گی :سرویس ماشین ۴ تو چه مرحله ایه؟

می گه: دارن انجام می دن بزارین برم ببینیم

می گی: چه کسی داره این کار رو می کنه؟

می گه: قرار بود فلانی کار کنه؟

می گی پس قرار بود؟؟؟ یعنی الان کی کار میکنه؟ و ….

به مسئول منابع انسانی می گی :لیست بیمه ها رو فرستادین؟

می گه: گفتم بفرستن اما بزارین چک کنم؟ و …..

می گی لیست اضافه کاریها چی اونو آماده کردین؟

می گه:داریم پیگیری می کنیم اما بزارید چک کنم…

همه ما از این دست گفتگوها در محل کارمان فراوان دیده ایم و به خوبی با اینگونه مکالمات آشنا هستیم. به نظر شما اینگونه مکالمات طبیعی هستند؟یعنی مدیر ارشد ما برایش شنیدن این پاسخ ها طبیعی است؟

البته که نیست، شنیدن اینگونه پاسخ ها برای یک مدیر اصلا خوشایند نیست هیچ مدیری علاقمند به شنیدن این جوابها نیست مدیر شما انتظار دارد وقتی در مورد موضوعی از شما سوال می پرسد و موردی را پیگیری می کند شما قاطعانه و به طور شفاف آخرین وضعیت را گزارش دهید و  حتی در برخی موارد باید پیشنهاداتی هم برای بهبود کار داشته باشید جوابهایی مانند نمی دانم ، بگذارید بررسی کنم ، گفته ام انجام دهند، در حال پیگیری هستیم و جوابهایی از این دست جز ضعف شما به عنوان یک سرپرست چیز دیگری را در ذهن مدیرتان تداعی نمی کند (البته در مورد مدیران میانی هم این موضوع صدق می کند)

شما باید به عنوان سرپرست و کسی که به طور مستقیم با پرسنل مجری کارها در ارتباطید به طور مداوم و لحظه به لحظه از آخرین وضعیت کاری مطلع باشید و اجرای صحیح کارها را نظارت کنید (مدیران میانی دقت کنید گفتیم نظارت نه دخالت) باید بدانید چه کسی و به چه دلیلی برای کاری خاص گمارده شده است.

در زیر نکات مهمی که می تواند شما را در انجام این مهم یاری رساند آورده شده است:

  1. مراحل اجرای کار را به خوبی دنبال کنید و در اجرای کارها با پرسنل خود همفکری کنید.
  2.  به آنها آموزش دهید که دقیقا کاری که شما گفته اید انجام داده و بعد از اتمام کار به شما اطلاع دهند.
  3.  برنامه ریزی دقیقی برای کارها داشته باشید و زمان روزانه پرسنل خود را مدیریت کنید.
  4.  مطلع باشید که برای انجام هرکاری چه مدت زمان صرف شده است.
  5.  کیفیت انجام کارها را به خوبی بررسی کرده و از اجرای صحیح آنها اطمینان حاصل کنید.
  6. از پرسنل خود بخواهید که بدون هماهنگی با شما دست به کار جدیدی نزنند. (این مورد بسیار مهم بوده و باید با دقت و توانمندی بالایی انجام پذیرد تا ابتکار و خلاقیت پرسنل را از بین نبرد)
  7. در هر لحظه بدانید که پرسنل شما کجا و چه کاری انجام می دهند.

وقتی شما به این صورت تمامی فعالیتها را تحت نظر داشته باشید در هر لحظه آمادگی پاسخگویی را خواهید داشت. و وقتی در جریان اجرا و اصول کار هم باشید به طور حتم پیشنهاداتی برای بهبود خواهید داشت. این ویژگی یکی از خصلت های مهم و تاثیر گذار سرپرست است که به خوبی توانمندی او را به رخ می کشد. و مدیران، توانمندی این سرپرستان را به خوبی درک کرده و این سرپرستان پله های ترقی را با سرعت بیشتری طی خواهند کرد.

مدیران عزیز توجه داشته باشند که لزوم کنترل دقیق فعالیتها با این شدت فقط در پست های سرپرستی و پایین دست آنها مد نظر است و در پستهای مدیریتی و بالاتر، این موارد به تدریج کمتر شده و ابتکار عمل بیشتری به افراد تحت مدیریت داده می شود که در نوشته های آینده در این مورد بحثهایی خواهیم داشت.

 

مطالب زیر را هم مطالعه نمایید