کنترل در مدیریت چیست؟

تعریف کنترل در مدیریت

شما به عنوان مدیر در سازمانتان چه چیزهایی را کنترل می کنید؟ کجا را کنترل می کنید؟ آیا اعتقاد دارید که باید از طریق دوربین و سر زدن های گاه و بیگاه کارمندان را کنترل کرد؟ یا کارمندان تان را در امان خدا رها کرده اید و از نظارت و کنترل می ترسید؟

مفهوم نظارت در مدیریت و یا مفهوم کنترل در مدیریت همگی به یک امر اشاره دارند و آن مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد، است. در واقع در تعریف نظارت و کنترل در مدیریت باید گفت که از اصول اصلی مدیریت است و مدیر باید آنچه در حال حاضر در سازمان در حال اجرا می باشد و آنچه که باید در حال اجرا باشد را بررسی نماید و اصلاحات موردنیاز را انجام دهد.

همانطور که می دانیم یکی از ۵ وظیفه اصلی و مهم از وظایف مدیریت، نظارت و کنترل در سازمان است. چرا که تمام برنامه ریزیها، سازماندهی ها و تلاشهای یک سازمان و مدیر، در نهایت در مرحله ی کنترل و نظارت مورد ارزیابی قرار می گیرد. اگر مدیر نظارت و کنترل درستی نداشته باشد و به درستی عمل نکند، همه ی تلاشهای خود و سازمان را به باد داده است.  

در این مقاله با ما همراه باشید تا بدانید به عنوان یک مدیر چه چیزی و کجا را باید کنترل کنید و بتوانید با طراحی سیستم کنترلی مناسب سازمانتان را در سطح عالی مدیریت کنید.

 

[message_box text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: رشته مدیریت اجرایی  [/ux_text] [/message_box]

 

اهمیت کنترل در مدیریت

کنترل و نظارت دقیق و به موقع برای هر مدیری مهم است. از هر مدیری بپرسید: آیا کنترل در مدیریت واقعا مهم است؟ قطعا می گوید بله! همین مورد به تنهایی گویای اهمیت کنترل در مدیریت است.

اما اگر عمیق تر به موضوع نگاه کنید می بینید واقعیت چیز دیگری است. اغلب مدیران روش کنترل و نظارت صحیحی ندارند. برخی از آنها دست به کنترل لحظه به لحظه و نفس گیر می زنند و تمام وقت بالای سر کارمندانشان هستند. وقتی می پرسی چرا اینقدر مراقب و مواظب کارمندان هستی، در جواب می شنوی چون باید بالای سر آنها باشی تا کار کنند! 

برخی دیگر از مدیران هم از نظارت و کنترل کردن ترس دارند و همه چیز را به امان خدا رها کرده اند. دیدگاه آنها چنین است: “هر چه پیش آید خوش آید.”

برخی دیگر کنترل می کنند اما نمی دانند کجا را باید کنترل کنند و کجا را نباید کنترل کنند. و اصلا نمی دانند دوره کنترلی که دارند مناسب هست یا خیر؟ آیا در زمان مناسب کار کنترل را انجام می دهند؟  و یا به صورت تصادفی اقدام به کنترل و نظارت می کنند.

هر چند همه ی مدیران می دانند نظارت و کنترل صحیح برای رشد کارمندان، تقویت کارایی مثبت، بالا بردن بهره وری، تصحیح کارایی ضعیف، بسیار مهم و ضروری است. اما این کنترلها و ارزیابی ها اغلب به درستی انجام نمی شوند. انجام ندادن کنترل و ارزیابی بهتر از انجام نادرست آن است.

[message_box text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

کنترل و نظارت هسته ی کار مدیریت است و داشتن یک سیستم کنترل در مدیریت از ضروریات.

[/ux_text] [/message_box]

 

مدیر چه چیزهایی را باید کنترل کند؟

در هفته یا ماه گذشته چند بار بدون جهت کارمندان خود را احضار یا به اتاق آنها سرک کشیده اید؟ چند بار صرفاً به اتکای حرف های دیگران و اطلاعات شفاهی درباره ی کارمندان خود تصمیم گرفته اید؟

تصور نکنید کنترل رفت و آمد، کنترل کارکنان با دوربین،  سر زدن های گاه و بیگاه به کارکنان، تشکیل جلسات، دریافت گزارشات ناکارآمد و مواردی از این قبیل را می توان کنترل نامید.

در امر مدیریت همیشه به یاد داشته باشید که افراد زیر دستتان را کنترل نکنید این یکی از اشتباهات مهلکی است که بسیاری از مدیران انجام می دهند. آنها به جای کنترل فرآیندها، خود کارمندان را کنترل می کنند! یعنی به جای اینکه بگویند چه چیزی را می خواهند، لحظه به لحظه کارمندان را کنترل می کنند. مانند اینکه بالای سر یک بنا بایستید و مدام به او بگویید چه بکند و چه نکند، به نظرتان چه نتیجه ای خواهید گرفت؟!

[message_box text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

 افراد زیر دستتان را کنترل نکنید! این یکی از اشتباهات مهلکی است که بسیاری از مدیران انجام می دهند.

[/ux_text] [/message_box]

 

آنچه یک مدیر کنترل می کند افراد نیستند بلکه پروژه ها، منابع، وقایع و فعالیت هایی است که افراد درگیر آنها هستند. آنچه باید کنترل کنید بستگی به انتظارات شما از گروه تان دارد. اگر برنامه به روشنی تعریف شده است نباید در شناخت عوامل کلیدی با مشکل مواجه شوید. 

 

انواع اشتباهات رایج مدیران در کنترل مدیریتی

۱)داشتن نظارت بیش از حد 

بسیار شنیده ام که می گویند هرچقدر از نزدیک نظارت و کنترل بیشتری داشته باشید کارمندان بهتر کار می کنند. اما من می گویم این یک روش بی اثر و مخرب است. اگر شما کارمندانتان را از نزدیک زیر نظر داشته باشید و کنترل زیادی بر آنها اعمال کنید با مشکلات فراوانی مواجه خواهید شد. ما می دانیم که کودکان به مراقبت و نظارت بسیار زیادی، آن هم پا به پا و از نزدیک دارند و قطعا اینکار درست و پذیرفتنی است. اما آیا هنگامی که فرزند شما بالغ می شود هم، همان رفتار کودکانه را با او دارید؟

قطعا پاسخ شما منفی است فرد بزرگسال و بالغ نیاز به اینگونه نظارت ها ندارد… انسانها ذاتا کنترل گریز هستند. کارمندان هم دقیقا اینگونه هستند. آنها در بدو استخدام تا زمان آشنایی کامل با کارشان نیاز به کنترل و نظارت بیشتری دارند اما بعد از این دوره دیگر باید باور کنید که آنها در کارشان بالغ هستند و بپذیرید که بزرگسالان به نظارت و کنترل زیادی احتیاج ندارند.

اگر شما با آنها مانند کودکان رفتار و کنترل و نظارت زیادی داشته باشید، آنها هم از خود رفتار کودکانه‌ای نشان خواهند داد و این شمایید که به دلیل داشتن روش کنترل مدیریتی غلط آسیب می بینید.

بعضی از مدیران اگر هر روز، وقت و بی وقت به اتاق ها و محل کار کارمندان خود سرکشی نکنند خیالشان ناراحت است . و یا در مواردی از بین زیر دستان،  در بین کارکنان جاسوس و خبرچین می گمارند. معمولاَ مدیرانی که فاقد سیستم کنترلی هستند، دچار این بیماری می شوند.

مدیری که سیستم کنترلی نداشته باشد به جای آن که در کارمندان حس مسئولیت و وظیفه شناسی ایجاد کند، بیهوده تلاش می کند با ایجاد رعب و وحشت و سوءظن اوضاع را کنترل و مدیریت کند. البته نظارت و کنترل و بازرسی از نزدیک، در مواردی لازم است ولی اگر تا حد سرک کشیدن و سرزدن های پیاپی تنزل پیدا کند و در فاصله های زمانی کوتاه تکرار شود، نشانه نبود سیستم کنترلی در مدیریت است.

[message_box text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: کارگاه آموزشی طراحی سیستم کنترلی در مدیریت به روش تار عنکبوت  [/ux_text] [/message_box]

 

۲)کنترل کردن جزئیات

مدیرانی که در مدیریت امور جزئی نیز دخالت می کنند به شرکتشان ، به کارکنانشان و حتی خودشان صدمه می زنند. بدتر آنکه آنان شرکتشان را از رشد باز می دارند. اگر رشد سازمانتان برای شما اهمیت دارد یکی از کارهای هوشمندانه ای که می توانید انجام دهید  برداشتن کنترل های لحظه به لحظه و نفس گیر است. واقعا مفهوم کنترل در مدیریت این نیست.

تصمیم گیری را به سطوح پایین واگذار کنید. چرا که تصمیم گیری صرف توسط شما باعث توقف گروه می شود. تصمیم گیری را به پایین ترین سطح ممکن واگذار کنید.

اشتباهاتی که پیش می آید را بپذیرید، به اشتراک گذاشتن مسئولیت ها با دیگران بدین معنی است که  امور همیشه بر اساس برنامه پیش نمی رود. کارکنان را با روشن ساختن انتظاراتتان و واگذاری ابزارهایی که آنها برای انجام دادن درست کارهایشان به آن نیاز دارند، رها کنید. سپس خودتان را با طراحی یک “ سیستم کنترلی در مدیریت ” از این کنترل های آسیب زننده و اشتباه خلاص کنید.

[message_box text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

تصمیم گیری را به سطوح پایین واگذار کنید. چرا که تصمیم گیری صرف توسط شما باعث توقف گروه می شود.

[/ux_text] [/message_box]

 

هدف اصلی کنترل در مدیریت چیست؟

مدیریت بدون کنترل راندن در تاریکی است. مدیر به کمک کنترل نسبت به نحوه ی تحقق اهداف و انجام فعالیت ها آگاهی می یابد و می تواند نسبت به کشف انحرافات و اصلاح آنها اقدام کند. کنترل یکی از ابزارهای کاربردی مدیران، در کلیه رده های سازمانی است از مراتب عالی گرفته تا رده های سرپرستی.

سازمانها بدون داشتن یک سیستم کنترلی موثر در تحقق ماموریت های خود موفق نخواهد شد و نمی تواند از منابع خود به خوبی استفاده کند، قطعا علاوه بر انحراف از اهداف اصلی خود منابع را نیز به هدر می دهد.

کنترل موثر یک الزام برای داشتن یک مدیریت موثر است. چرا که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی همواره با درصدی خطا توام هستند. کشف و اصلاح این خطاها از الزامات و وظایف اصلی مدیریت است و باید گفت بدون کنترل این امر امکان پذیر نیست.

یکی دیگر از کارکردهای کنترل این است که مدیر را از تغییرات محیطی آگاه می سازد. همچنین از اثرات آن بر سازمان، کیفیت و کمیت کالاها، خدمات سازمان و … آگاهی می یابد. همه ی شواهد فوق نشان می دهند که سازمانهای امروزی به ویژه سازمانهای ایرانی نیاز ضروری به یک سیستم کنترلی دارند.

از آنجایی که اغلب سازمانها  سیستم کنترلی مناسبی ندارند معمولا بخش اعظمی از وقت مدیر به کنترل کردن می گذرد و به دلیل اینکه نقاط مهم کنترلی مشخص نشده اند، ممکن است برخی نقاط مهم، کنترل نشوند و بعد از وقوع مشکل و اتفاق، تازه مدیر متوجه آن شود که دیگر دیر است! در ایران به دلیل فرهنگ اجتماعی، کنترل کردن از اهمیت بالایی برخوردار است.

[message_box text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: کاربردی ترین اصول در سیستم سازی کسب و کار + ۱۲ مزیت [/ux_text] [/message_box]

 

یکی از موارد مهمی که مدیران باید برای نظارت و کنترل صحیح سازمان انجام دهند، واگذاری تصمیم گیری به سطوح پایین سازمان است. زیرا زمانی که  تصمیمی گیری صرفا به مدیر وابسته باشد گروه متوقف می شود. نظارت و کنترل صحیح باعث رشد کارمندان، تقویت کارایی مثبت، بالا بردن بهره وری و تصحیح کارایی ضعیف می شود. 

 

برای کنترل در مدیریت ، وجود معیار سنجش ضروری است

نمی‌توانید چیزی را که به درستی نسنجیده ‌اید، کنترل و مدیریت کنید. لذا باید معیارهای سنجش درستی را مشخص و اندازه گیری کنید چرا که چیزی که می‌سنجید آینده شما را تعیین می‌کند و اگر چیزهای درستی را بررسی نکنید نسبت به فرصت‌هایی که برایتان پدیدار می‌شود کور می‌شوید.

پیشنهاد می کنم برای درک بهتر مطالب این مقاله، ویدئوی زیر را حتما ببینید:

 

مدیران مؤثر در ابتدا یک سیستم کنترلی مدیریت صحیح پیاده سازی می کنند تا به صورت پیوسته و زنجیروار همه چیز را به هم متصل و تحت کنترل بگیرند و بتوانند همه چیز را در خروجی سازمان اندازه گیری کنند. سپس دست به تغییرات می زنند. 

تصور کنید برای سنجش میزان پیشرفت کارتان در تجارت کوچکی که انجام می‌دهید،  مقرر کنید که میزان مدادها و گیره های کاغذ که مصرف کردید را حساب کنید. آیا این منطقی است؟ خیر! چون مدادها و گیره‌ های کاغذ معیار خوبی از چیزهای مهم برای یک تجارت نیستند. مدادها و گیره‌های کاغذ هیچ تاثیری در درآمد، رضایت مشتری، رشد بازار و از این قبیل ندارند. باید چیزهایی را بسنجید که مستقیماً به هدف اولیه شما مرتبط باشد.

 

روش های کنترل در مدیریت

مناسب ترین روش برای کنترل در مدیریت این است که ابتدا بفهمید هدف اصلیتان چیست. توصیه ما این است که برای تعیین هدف اصلیتان وقت بگذارید. سپس این هدف را بسط داده و هدف واحدها و فرایندهای سازمان و تیم تان را تعیین کنید. چیزهایی را که مستقیماً در رسیدن به آن هدف دخیل هستند، بررسی و مشخص کنید. در مرحله بعدی تمام تلاشتان را بکنید که این فرآیندها را تحت نظر بگیرید و میزان انحراف هر کدام را به طور پیوسته تحت کنترل و نظارت داشته باشید.

به صورت دوره ای فرایندها را کنترل کنید و از اطلاعات آنها برای ایجاد یک نمودار روند رشد هفتگی یا ماهانه و… استفاده کنید تا پیشرفتتان را ارزیابی کنید. در نهایت عملکردهایتان را بنا به پیشرفت، بیشتر توسعه دهید و بازخورد های مناسب را به دریافتی هایتان از سیستم بدهید.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: انواع سبک مدیریت [/ux_text] [/message_box] 

 

 

کنترل در مدیریت اصولا به ۳ دسته کلی زیر تقسیم بندی می شود

1. کنترل قبل از انجام کار
2. کنترل حین کار
3. کنترل پایان کار

تمامی انواع کنترل در مدیریت، اصول کنترلی خود را دارند و مدیر باید قادر باشد تا منافع و مضرات هر کدام از آنها را در سازمان شناسایی و بر اساس آنها اقدام به انتخاب مدل و نوع کنترل نماید. توجه داشته باشید که در برخی از فرآیندها کنترل ابتدای کار و حین کار امکان پذیر نیست و ناچار به کنترل پایان کار هستیم و در برخی دیگر برعکس.

هر کدام از این انواع کنترل در مدیریت، هزینه های خود را دارند که باید در طراحی سیستم کنترلی به آنها توجه نمود. انسجام اطلاعات و خلاصه سازی آنان نیز باید در طراحی سیستم کنترلی مورد توجه قرار گیرد. اگر مدیر هر روز با انبوهی از اطلاعات روبرو شود به دلیل نداشتن فرصت کافی برای رسیدگی، به تدریج آنها را نادیده می گیرد.

در مجموع داشتن یک سیستم کنترلی برای هر سازمانی از الزامات کنترل است. من در این راه اقدام به ابداع روشی برای کنترل در سازمانها نموده ام که تحت عنوان کارگاه آموزشی طراحی سیستم کنترلی در مدیریت به روش تار عنکبوت در سایت وجود دارد و می تواند مدیران را در طراحی یک سیستم کنترلی مدیریتی جامع و کاربردی یاری رساند. 

 

 مراحل کنترل در مدیریت

به عنوان یک مدیر آنچه برای کنترل باید انجام دهید به شرح زیر است:

1. برنامه ای داشته باشید که در آن اهداف، استانداردها و زمانهای پایان هر مرحله مشخص شده باشد.

2. کار گروه خود را کنترل کنید و از بازخورد برای پی بردن به چگونگی پیشرفت کار استفاده کنید.

3.  وضعیت انجام کار را با آنچه برای حصول برنامه باید انجام شود مقایسه کنید.

4. مواردی که در آنها کارایی زیر استاندارد است یا فرصت های جدید پیش آمده را تشخیص دهید.

5.  برای جبران کاستیها یا استفاده از فرصت های جدید اقدام کنید.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: استارتاپ چیست [/ux_text] [/message_box] 

 

طراحی سیستم کنترلی در مدیریت

طراحی سیستم کنترلی در مدیریت، یکی از حیاتی ترین بخش های کنترلی و نظارتی در مدیریت به ویژه در سازمان های ایرانی است.  تفاوت مدیران معمولی و مدیران موثر را به راحتی می توان در سیستم کنترلی و نحوه کنترل آنها شناسایی کرد. اگر سیستم کنترلی صحیحی داشته باشید کارکنان از این کنترل کردن نه تنها احساس نارضایتی نمی کنند، بلکه بسیار خرسند هم می شوند. 

بدلیل اهمیت فوق العاده کنترل نمودن و خلایی که در صنایع و سازمانهای ما وجود داشت، سیستم کنترلی به روش تار عنکبوت توسط آقای مهندس ارشیا دکامی ابداع شد. طرح سیستم کنترلی به روش تار عنکبوت در واقع روشی کارساز با کارایی بالا است  که به مدیران این امکان را می دهد که با قدرت بالا و همه جانبه سازمان، شرکت و واحد زیر مجموعه خود را بدون هیچ نقص کنترلی، تحت کنترل داشته باشند.

کارگاه طراحی سیستم کنترلی در مدیریت به روش تار عنکبوت فرصت بسیار خوبی است برای کسانی که علاقمند هستند یک سیستم کنترلی حرفه ای را طراحی و پیاده سازی کنند. مطالبی که در این دوره ارائه می شوند را در هیج کتاب، دوره آموزشی و دانشگاه و موسسه دیگری پیدا نخواهید کرد. این آموزشها از دل عملکردهای موفق در سازمانهای ایرانی و بر اساس تجربیات واقعی شکل گرفته اند.

 

[message_box bg_color=”rgb(247, 226, 254)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(81, 77, 80)”]

 

[button text=”کارگاه آموزشی طراحی سیستم کنترلی در مدیریت” link=”https://www.newsite.dekami.com/product/%da%a9%d8%a7%d8%b1%da%af%d8%a7%d9%87-%d8%a7%d9%85%d9%88%d8%b2%d8%b4-%d8%ad%d8%b1%d9%81%d9%87-%d8%a7%db%8c-%da%a9%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%84-%d8%af%d8%b1-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa/”]

[/ux_text]

[/message_box]