قاطعیت در مدیریت و نقش اعتماد به نفس مدیر در قاطعیت

از قاطعیت در مدیریت بعنوان یکی از ابزارهای مهم یاد شده است و نوعی مهارت به شمار می رود. و دستیابی به آن نیاز به تمرین و ممارست دارد. و البته اعتماد به نفس مدیر در قاطعیت او نقش بسزایی دارد. هرگز یک مدیر با اعتماد به نفس پایین نمی تواند قاطعیت داشته باشد لذا داشتن اعتماد به نفس مدیران از الزامات قاطعیت است.

برای داشتن قاطعیت اول باید اعتماد به نفس بالایی داشته باشید. مدیران مطمئن می دانند که نظراتشان ارزشمند است و حاضرند آنها را محترمانه اظهار کنند. قاطعیت و اعتماد به نفس داشتن به این معنی نیست که هر چه می خواهید به دست آورید یا دیگران را وادارید با شما موافقت کنند.

قاطعیت و اعتماد به نفس داشتن  به معنی احترام به خود و دیگران است:

ارزش قائل شدن برای نظرات و تفکراتتان، درخواست آنچه می خواهید، گفتن آنچه می خواهید، انتظار داشتن اینکه نظرات شما محترم شمرده و بررسی شود، رفتار محکم در مورد شماست نه در مورد دیگران.
هدف قاطعیت این نیست که دیگران را مجبور کنید رفتار متفاوتی داشته باشد. بلکه شما باید مجبور شوید رفتار متفاوتی داشته باشید.

چگونگی بالا بردن قاطعیت در مدیریت

1. یکی از موارد مهم پافشاری است

پافشاری و سماجت لازمه قاطعیت میباشد. یک راهکار مناسب در این مواقع پافشاری قاطعانه است به این صورت که بدون آنکه عصبانی شوید،برنجید و یا صدای خود را بلند کنید با خونسردی و صلابت مکررا در خواست خود را تکرار کنید. صرفنظر از شگردهایی که افراد برای منصرف کردن شما بکار میبندند، تا اجابت تقاضاهای خود و دستیابی به آن محکم بایستید.

2. وضعیت بدنی و زبان بدن

این دو مولفه در برخورد قاطعانه شما با کارمندانتان بسیار مهم میباشند. زبان بدن شما میبایست مطمئن و توام با آرامش باشد. تماس چشمی مستقیم با مخاطب خود برقرار کنید اما خیره نشوید. حالت چهره شما بایستی با پیام ارسالی شما همخوانی و هماهنگی داشته باشد. لحن و آهنگ صدای شما نیز به همین ترتیب. هنگام صحبت کردن با کارمندانتان از تکان دادن بی مورد دستها و پاهای خود که اضطراب، تردید، ترس و عدم اعتماد بنفس شما را آشکار میسازند جدا خودداری کنید. جدیت بایستی در چهره شما موج بزند.

3. لحن و آهنگ صدا

لحن و آهنگ صدای شما از اهمیت ویژه ای برخوردار است. لحن صدای شما بایستی خنثی بوده و بار احساسی نداشته باشد. قاطع، محکم و آرام صحبت کنید. لرزش صدا یک عامل منفی در برقراری ارتباط قاطعانه است. با صدای رسا و شمرده صحبت کنید. مکث ها را هنگام صحبت کردن حذف کنید. مانند ” اِ اِ..” و یا “اوم…”. با تردید و بلاتکلیفی صحبت نکنید .واژه های “نمیدانم..” و”فکر کنم…” را کمتر بکار برید.

4. در صورت نیاز به نه گفتن، قاطعانه و مصمم”نه” بگویید.

اگر مایل بودید توضیح مختصری از علت رد تقاضای خود بدهید، اما بیش از حد توجیه نکنید. توجیه کردن، بهانه تراشی و عذر خواهی بیش از حد و بی مورد از اقتدار شما میکاهد.
بمنظور دوری از اصرار کارمند و از سر خود باز کردن طرف مقابل، بیخودی لبخند نزنید و سر تکان ندهید و الکی تظاهر به توافق نکنید. از فرضیات و پیش داوریها اجتناب ورزید و هرگز تصور نکنید که از قبل میدانید کارمند شما چه میخواهد بگوید و یا انگیزه هایش چه چیزهایی هستند. ابتدا به خوبی حرفهایش را بشنوید سپس پاسخ بگویید.

5. همه چیز را شفاف ، مشخص و صریح بخواهید

از کارمندان خود انتظار نداشته باشید بدون اینکه چیزی بگویید افکار شما را بخوانند و به دلخواه شما رفتار کنند لذا همه چیز را شفاف، مشخص و صریح بخواهید و امکانات لازم را در اختیار بگذارید.

6. هرگز کارمندانتان را تهدید به پیامدهای خاصی نکنید

تنها پیامد رفتارش را به وی گوشزد کنید. چرا که اگر تهدیدات خود را عملی نسازید از اعتبار و اقتدار شما کاسته خواهد شد.

7. الگویی برای خود پیدا کنید

اگر قبلا محکم نبوده اید، الان کمی برای شما سخت است که بخواهید محکم و قاطع برخورد کنید و ممکن است مردد باشید که حرفی را بزنید. یا اینکه دقیقا ندانید چگونه حرفتان را بزنید. برای موفقیت در این کار مربی یا الگویی پیدا کنید که برای شروع کار کمکتان کند. در مورد اینکه مردم چگونه بحثی را شروع می کنند، محکم و با اعتماد به نفس برخورد می کنند، نظراتشان را ابراز می دارند، ایده های خود را با گروه در میان می گذارند و به انتقاد پاسخ می دهند، مطالعه کنید

8. در ذهن خودتان تفاوت بین رفتار پرخاشگرانه و محکم را روشن کنید.

پرخاشگری و تهاجمی عمل کردن با قاطعیت متفاوت است. برخی گمان می کنند ترساندن دیگران و آنها را واداشتن به انجام کاری اسمش قاطعیت است.

برخی مدیران هم آنقدر تلاش می کنند تهاجمی و پرخاشگر نباشند که در نهایت به مدیرانی منفعل تبدیل می شوند. برخی دیگر سخت می کوشند تا رفتار منفعل خود را تغییر دهند و بعد آنقدر محکم برخورد می کنند که پرخاشگر به نظر می رسند.

سعی کنید افرادی را در اطراف خود بیابید که رفتارهای پرخاشگرانه و قاطع  دارند . سپس این دو گروه را با هم مقایسه کنید و ببینید چگونه رفتار می کنند.

ببینید مدیران قاطع نظرات خود را مطرح می کنند اما به بقیه تحمیل نمی کنند. معمولا مدیران قاطع به دنبال راه هایی هستند که به سود هر دو طرف باشد. آنها به اندازه یا بیشتر از آنچه صحبت کنند گوش می دهند و همواره به دیگران احترام می گذارند حتی وقتی مخالف هستند. اما مدیران پرخاشگر سعی می کنند با زور و فشار و ارعاب بقیه را با خود همراه کنند. که این موضوع در مدیریت واقعا جایی ندارد و باعث دوری کارمندان از شما می شود.

اگر نمی دانید چطور پیامی را شکل و انتقال دهید که شما را قاطع و نه پرخاشگر نشان دهد، از تکنیک های زیر برای شکل دادن پیامی مستقیم و قاطع استفاده کنید.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: کایزن [/ux_text] [/message_box] 

 

تکنیک های انتقال پیام ، همراه با قاطعیت در مدیریت

1. ابتدا مشاهداتتان را بیان کنید

مشاهدات، واقعیت ها هستند. چیزهایی که دیده و شنیده می شوند یا از طریق حس ها دریافت می گردند. مثلا برای جلسه ۱۵ دقیقه تأخیر کردید، یک واقعیت است. (بی ملاحظگی کردید که دیر آمدید) ، یک نظر است.
واقعیت ها بی طرف هستند، قابل بحث نیستند و به دیگران کمک می کنند تا منظور شما را بفهمند.

 

2. بعد از بیان مشاهدات، افکار و احساساتتان را با جمله هایی که با من، شروع میشوند اظهار کنید.

مثلا من خیلی عصبانی شدم که شما دیر کردید؛ زیرا موجب هدر رفتن ۱۰ دقیقه از وقت گروه شد

 

3. در پایان بگوید که می خواهید شخص مقابل چه کند.

در مورد نیاز هایتان سخن بگویید نه راه حل ها, گفتن نیازها می تواند دری را برای ارائه ی راه حل ها بگشاید در حالی که گفتن راه حل ها ممکن است آن در را ببندد. “از شما میخواهم به موقع در جلسه حضور بیابید” ، جمله ای در مورد نیاز شماست. راه حل این جمله است: ۵۰” دقیقه قبل از شروع جلسه با شما تماس می گیرم تا مطمئن شوم شما به موقع می آیید”
 جمله ی اول به طور طبیعی راه را برای بحثی در مورد ارائه ی راه حل ها باز می کند، در حالی که جمله ی دوم بحث بیشتر در مورد راه حل ها را می بندد و مسئولیت حل مشکل را به عهده ی شما می گذارد.

 

4. به پاسخ طرف مقابل گوش کنید.

شاید او از صحبت های شما چندان راضی نباشد. شما باید به حرفهایش گوش دهید.

 

5. گفتن حرف هایتان قبل از انتقال به دیگران را تمرین کنید.

 در ذهنتان نقش بازی کنید، با همکاری مورد اعتماد گفتن آنها را تمرین یا آنها را جلوی آینه تکرار نمایید. گاهی تکرار کلمات از قبل، گفتن آنها را در موقعیت واقعی آسان تر می کند.

 

انتظار تعجب دیگران از اینکه شما مدیری با اعتماد به نفس تر شده اید را داشته باشید. افراد به رفتار دیگران عادت می کنند و وقتی شخصی تغییر می کند باعث حیرت آنها میشود. باید انتظار این را داشته باشید که ممکن است کارمندان شما از تغییر رفتار شما به اندازه ی خودتان خشنود نشوند.

اندکی شوخ طبعی  «آره راست میگی، واقعا تصمیم گرفتم قاطعیت را وارد مدیریتم کنم، یا به این نتیجه رسیدم که زیادی آرام بودم و نمی توانستم نتایج لازم را بگیرم ” به افراد کمک می کند تا با این موقعیت غیر متعارف کنار بیایند.

برای اینکه همچنان در خود انگیزه ایجاد کنید. وقتی می بینید محکم بودن سخت است، به این بیندیشید که وقتی آنچه را می خواهید می گویید و محکم رفتار می کنید چه احساس خوبی خواهید داشت. به اهداف کاری تان بنگرید. حتی اگر لازم نیست قاطع باشید، مسئولیت های بیشتر و ترفیع ایجاب می کند که این مهارت را تقویت کنید. اگر فرزندی دارید، به این بیندیشید که آنها از شما چه درس هایی می آموزند.

در پایان به یاد داشته باشید که  قاطعیت در مدیریت نیز دارای محدودیتهای خاص خود میباشد برای مثال شما نباید با یک فرد بیمار و ناخوش با قاطعیت برخورد کنید بلکه بایستی حتما مراعات حال وی را بکنید و از برخی از خواسته های خود بگذرید. و یا شما نباید با کارمندی که مشکلات خانوادگی او را آزار میدهد و سخت درگیر این مسائل است با قاطعیت برخورد کنید.