با مهارت حل مسئله در کسب و کار و مراحل آن آشنا شوید!

 ما به دنیا آمده‌ایم که مسئله حل کنیم. مهم‌ترین مهارت حل مسئله، یعنی فکر کردن، را هم از همان ابتدا در اختیار داریم. البته این مهارت فکر کردن در همان حد ابتدایی باقی مانده است؛ مهم‌ترین مسائلی که اجداد ما حل می‌کردند این بود که چگونه زنده بمانند و از خودشان محافظت کنند. اما امروزه ما امکانات کامل برای زنده ماندن را داریم و به همین دلیل مسائل پیچیده‌تری برای حل کردن ساخته‌ایم!

ذهن ما برای حل مسائل ابتدایی ساخته شده است؛ اما مانند یک ماهیچه است و زمانی که پرورش پیدا کند، آمادگی حل پیچیده‌ترین مسائل را هم خواهد داشت. برای پرورش ذهن لازم است مهارت حل مسئله را یاد بگیرید و بتوانید بهترین راه حل را انتخاب کنید. این مقاله از مرکز مدیریت کاربردی ایران را به مهارت‌های حل مسئله اختصاص داده‌ایم و کاربردی‌ترین اطلاعات درباره تکنیک های حل مسئله را بیان کرده‌ایم.

تعریف مسئله چیست؟

مسئله‌ها همیشه و همه جا وجود دارند و گاهی اوقات آنقدر ساده و بدیهی هستند که نمی‌توانیم آن‌ها را تشخیص دهیم. به بیان ساده تعریف مسئله یعنی وقتی نتایج ایجاد شده با آنچه انتظار داشتید، سازگاری ندارد. به عنوان مثال تصور کنید در ابتدای ماه برنامه‌ریزی می‌کنید که فروش سازمانی خود را ۱۰ درصد افزایش دهید. اما در پایان ماه متوجه می‌شوید که فروش ۱۵ درصد کم‌تر از ماه قبل بوده است.

با تعریف مسئله می‌دانیم که اکنون در سازمان موضوعی برای حل شدن وجود دارد.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

گام اول برای حل مسئله این است که تشخیص دهید مسئله وجود دارد. گام دوم این است که تشخیص دهید مسئله در کدام قسمت است و چگونه ایجاد شده.

[/ux_text] [/message_box]

 

کاهش فروش ممکن است به دلیل عوامل داخل سازمانی یا خارجی باشد. پس باید این عوامل را یک به یک بررسی کنید تا دلیل اصلی مسئله پیدا شود و سپس راهکاری برای آن پیدا کنید. پیدا کردن راهکار یک مهارت حل مسئله است.

راهکارهایی برای تشخیص مسئله

• آمار و اطلاعات مستند را بررسی کنید.
• از کارمندان متخصص در بخشی که مشکل وجود دارد مشورت بگیرید و نظرات آن‌ها را درباره مسائل جویا شوید.
• پله به پله علت‌ها را پیدا کنید تا به علت اصلی مسئله برسید. مثلا اگر علت کاهش فروش سازمان به دلیل نارضایتی مشتریان باشد، علت نارضایتی مشتریان، کاهش کیفیت خدمات است. علت کاهش کیفیت خدمات کم کاری کارمندان است. علت کم کاری آن‌ها نارضایتی شغلی و دستمزد پایین آن‌هاست. شاید در ابتدا اصلا به این فکر نکنید که کاهش فروش با نارضایتی کارمندان ارتباط داشته باشد. اما اگر علت‌ها را پله پله پیدا کنید، متوجه آن خواهید شد.

 

هر مسئله نشانه‌ای دارد

مسائلی که منشأ خارجی دارند، ممکن است به صورت ناگهانی ظاهر شوند و نیاز به تصمیم‌گیری در کوتاه‌ترین زمان ممکن داشته باشند. اما مسائلی که بخاطر ضعف‌های داخل سازمان ایجاد می‌شوند، معمولا پیش از اثرگذاری روی روند کسب و کار، نشانه‌هایی دارند که اگر به آن‌ها توجه کنید، می‌توانید مسئله را پیش از اینکه مشکل جدی در سازمان ایجاد کند، حل کنید. پیدا کردن نشانه‌ها یک مهارت حل مسئله در کسب و کار است.

 

 

به عنوان مثال احتمالا پیش از اینکه فروش کم شود، تعداد مشتریان ناراضی افزایش پیدا می‌کند. یا پیش از اینکه کارمندان بخاطر نارضایتی شغلی، استعفا دهند، در این باره با شما صحبت می‌کنند. پیش از اینکه رقبا بازار شما را به دست بگیرند، بروزرسانی‌های جدیدی در سیستم کاری خود پیاده می‌کنند. این نشانه‌ها گاهی کاملا واضح هستند و گاهی برای دیده شدن، به دقت بیشتری نیاز دارند.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: تعریف مدیریت مالی [/ux_text] [/message_box] 

 

مهارت حل مسئله یعنی چه؟

تا اینجا می‌دانیم که تعریف مسئله یعنی آنچه رخ داده با آنچه انتظار داشتیم، متفاوت است. پس مهارت حل مسئله یعنی پیدا کردن راهکاری برای برطرف کردن آن و رسیدن به نتایجی که انتظار داریم. گاهی اوقات مسائل ساده هستند و برای حل شدن نیاز به فرآیند خاصی ندارند. به عنوان مثال زمانی که دو نفر از کارمندان سازمان درباره یک موضوع به اختلاف می‌رسند، می‌توانند با یک گفتگوی دوستانه مسئله را حل کنند و به کارشان ادامه دهند. اما گاهی مسائل جدی‌تر هستند؛ مثلا زمانی که تمام کارکنان یک سازمان نسبت به حقوق اعتراض داشته باشند، مسئله با یک بار گفتگو حل نمی‌شود و به تحلیل بیشتری نیاز دارد.

افرادی که مهارت حل مسئله دارند، می‌توانند فرآیند حل مشکلات را به درستی پیش ببرند. این مهارت‌ها اکتسابی هستند و بیشتر با کسب تجربه برای حل مسائل مختلف به دست می‌آیند.

 

 

راه‌های ارتقای مهارت حل مسئله

• ابتدا مسئله باید کاملا شفاف سازی شود. بهتر است برای این کار از قلم و کاغذ کمک بگیرید. مهارت گوش کردن را در خود تقویت کنید و جزئی نگر باشید تا بتوانید همه ابعاد مسئله را شفاف‌سازی کنید.
• برای حل برخی از مسائل عملکرد فردی بهتر پاسخ می‌دهد. اما برای حل مسائل محیط کسب و کار بهتر است از تیم کمک بگیرید و با مشورت دیگران آن را حل کنید.
• به نقطه تمرکز خود دقت کنید. برخی از افراد هنگام حل مسئله ابتدا به دنبال مقصر یا هر عامل حاشیه‌ای دیگری هستند. این موضوع نشان می‌دهد فرد اطلاعی از مهارت حل مسئله ندارد و باید بیشتر در این زمینه تحقیق کند. ریشه‌یابی و راهکارهای حل مسئله مهم‌ترین فاکتورهایی هستند که باید روی آن‌ها تمرکز داشته باشید.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: تعریف بهره وری  [/ux_text] [/message_box] 

 

مراحل حل مسئله در کسب و کار

هدف من از توضیح مراحل حل مسئله یک چیز است؛ اینکه متوجه شوید هیچ تکنیک خاصی وجود ندارد و برای هر مشکلی باید یک فرآیند مشخص را طی کنید.

 

 

در ادامه این فرآیند را به صورت کامل توضیح داده‌ایم.

1. تعریف مسئله: مسئله را کامل شفاف‌سازی کنید.
2. ارائه راهکارهای مختلف برای حل مسئله: هر راهکاری که به ذهنتان می‌رسد را یادداشت کنید.
3. ارزیابی راهکارها: امکان پیاده‌سازی راه حل، میزان تأثیر آن برای حل مسئله، زمان مورد نیاز برای اجرای راهکار و… را بررسی کنید.
4. بهترین راهکار را انتخاب کنید.
5. راهکار انتخاب شده را اجرا کنید.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: دورکاری در منزل [/ux_text] [/message_box] 

 

۳ مورد از کاربردی‌ترین راهبردهای حل مسئله

راهبردها بخش فرعی مهارت حل مسئله هستند. در واقع آن‌ها مسیرهای میانبری در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید در زمان کوتاه‌تری مسئله‌های سازمان را حل کنید. شما میتوانید با مطالعه کتاب های مخلتف حوزه ی مدیریت کسب کار، اطلاعات خود را در این زمینه بروز نگه دارید، در مقاله‌ی کتاب مدیریت کسب و کار، ما لیست 20 کتاب را به شما معرفی کرده ایم. حتما مطالعه بفرمایید. در ادامه این رویکردها را بررسی کرده‌ایم. 

 

 

 

برگزاری طوفان فکری

جلسات طوفان فکری به صورت فردی یا گروهی برگزار می‌شوند. در جلسات گروهی افرادی که به نوعی با مسئله درگیر هستند، در کنار هم جمع می‌شوند. سپس هر ایده‌ای که برای حل مسئله به ذهنشان می‌رسد را مطرح می‌کنند. در میان تعداد زیاد ایده‌ها، می‌توان بهترین راهکار برای مشکل را پیدا کرد. چنین جلساتی بهترین راهکار برای ارتقای مهارت حل مسئله هستند.

 

تشویق به نوآوری سازمانی

 

نوآوری سازمانی و خلاقیت یعنی همیشه ایده و راهکار جدیدی برای حل مسئله وجود دارد. در سازمان‌هایی که کارمندان آزادی بیان دارند و می‌توانند آزادانه ایده‌هایشان را مطرح کنند، همیشه مسئله‌ها با راهکارهای خلاقانه‌تری حل می‌شوند. نوآوری در سازمان مزیت‌های بسیاری دارد که در مقاله‌ای مجزا به صورت کامل درباره آن توضیح داده‌ایم.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: هوش تجاری چیست؟ [/ux_text] [/message_box] 

 

ایجاد زیر مسئله

تقسیم مسائل به بخش‌های کوچک‌تر و حل کردن هرکدام از آن‌ها یکی از کاربردی‌ترین راهبردهای حل مسئله است. زمانی که با یک مشکل بزرگ و جدی روبرو می‌شوید، آن را تقسیم کنید و برای هر بخش از آن، فرآیند حل مسئله را پیاده کنید. سپس راهکارهایی که برای هر زیرمسئله پیدا کرده‌اید را به ترتیب اجرا کنید تا در نهایت مشکل اصلی نیز حل شود.

نکته مهم این است که راهبردهای حل مسئله باید بعد از طی شدن فرآیند اصلی یا در کنار آن استفاده شوند؛ در غیر این صورت کاربردی ندارند. مثلا تصور کنید زمانی که هنوز مسئله شفاف نشده و تحقیقات لازم را درباره انجام نداده‌اید، جلسه طوفان فکری برگزار کنید. در این صورت جلسه بازدهی مطلوبی نخواهد داشت. اولویت بندی در مهارت حل مسئله اهمیت بسیاری دارد.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: مدیریت بحران در سازمان [/ux_text] [/message_box] 

 

 

کلام آخر؛ مهارت حل مسئله و تصمیم گیری نیاز مدیر و تمام کارمندان است

حل تمام مسائل سازمان برعهده شخص مدیر نیست؛ هرکسی با توجه به حوزه اختیارات خود باید مسئله‌ای را حل کند. بنابراین همه اعضای سازمان باید اطلاعاتی درباره مهارت‌ حل مسئله و تصمیم گیری داشته باشند. مدیران مهارت‌های حل مسئله را به کارمندانشان نیز آموزش می‌دهند؛ در نتیجه هنگام ایجاد مسائل مختلف در سازمان، همه تیم می‌توانند برای حل آن همکاری کنند.

[message_box bg_color=”rgb(247, 226, 254)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(81, 77, 80)”]

در دوره جامع مدیریت کاربردی، ۲۳ قانون و قاعده حرفه ای مدیریت در ایران ارائه می شود که به تنهایی می توانند از شما مدیری برجسته بسازند

[/ux_text]

[button text=” دوره جامع مدیریت کاربردی ” link=”https://www.newsite.dekami.com/product/mp/” target=”_blank”] [/message_box]