گزارش و گزارش گیری

تصور کنید شما یکی از مدیران یک سازمان هستید در دفتر کار خود نشسته اید و مشغول کار، که تلفن شما زنگ می خورد، منشی شرکت هستند می گویند ” جناب آقای فلانی از طرف فلانی فرموده اند که از امروز هر روز ساعت ۸ صبح گزارش روزانه روز قبل را آماده نموده تا آقای آبدارچی تشریف بیاورند و گزارش را بگیرند و برای فلانی ببرند  امری نیست خداحافظ ” و دنگ گوشی قطع می شود طبیعی است که آدم حداقل ۵ دقیقه هنگ می کند که چی بود؟ چی شد؟ گزارش چی؟ واسه چی؟ چه جور گزارشی؟ چه مواردی باید در گزارش مطرح شوند؟ چرا این گزارش باید داده شود و هزار سوال دیگه ……

(بعد به تکاپو می افتی که جواب سوالاتتو بگیری و شروع می کنی به این ور اون ور زنگ زدن … اما افسوس که کسی چیزی نمی دونه و همه مدیران دیگه هم مانند تو هستند. خوب پس حالا چکار کنیم؟ باشه یه چیزی می نویسیم می دیم فرمالیته است دیگه کی حالا میخونه اینارو و …..)

سپس دستورات جناب آقای مدیر به اجرا درآمده و هر روز گزارشات از واحدها سرازیر میشود ومدیر با تلی از گزارشات متنوع از واحدهای مختلف روبرو شده و علاوه بر اینکه اصلا فرصت خواندن آنها را نخواهد داشت روی میزشان را هم اشغال خواهد کرد و از طرفی وقت مدیران دیگر را هم برای این گزارشات بی مصرف و بدون استفاده گرفته است.

خوب در قصه کوچک گفته شده فوق چند ایراد مهم وجود دارد که می خواهیم در اینجا موشکافی کرده و به بررسی بگذاریم.

۱٫ارتباط از طریق منشی: اولین ایراد وارد بر این قصه کوچک نحوه برقراری ارتباط جناب مدیریت ارشد (همان فلانی های داستانمون) است که برای انتقال اینچنین تصمیم مهمی از منشی استفاده نمودند. باید در نظر داشت که کار منشی اطلاع رسانی است آن هم اطلاع رسانی در رابطه با اطلاعیه ها که هیچ سوالی در ذهن شنونده ایجاد نمی شود از طرفی برای ارتباط با پرسنل تحت مدیریت که نباید از منشی استفاده کرد آن هم مدیران سازمان ، وقتی تصمیمی به این مهمی می گیرید با چند کلمه ای که توسط منشی منتقل می شود نمی توان مدیران را قانع کرد که ما نیاز به این گزارشات داریم. مثلا من دیده ام که توسط منشی به مدیران تحت امر اطلاع داده شده است که مرخصی های تان را از این پس به فلان صورت هماهنگ کنید. دوستان عزیزی که در پست های مدیریت هستید هرگز فراموش نکنید اجرای صحیح دستورات شما در درجه اول به شدت بستگی به نحوه بیان و برقراری ارتباط شما با پرسنل تحت سرپرستی و مدیریتتان داشته و خود دستور در در جه دوم اهمیت قرار دارد.

من همیشه به نحوه برقراری ارتباط با پرسنل بسیار حساس بوده ام و همیشه سعی کرده ام در کمال احترام همراه با جدیت و با زبانی خاص این کار را انجام دهم و قبل از اینکه کاری از پرسنل درخواست کنم حتما مقدمه ای قوی و قانع کننده آماده می کنم و تا حد ممکن سوالاتی را که ممکن است پرسنل در مورد موضوع بپرسند قبلا از خودم می پرسم و جواب قانع کننده ومنطقی به آن می دهم. شاید برخی دوستان بگویند ما مدیر هستیم و دستور می دهیم و باید اجرا شود. بله درست است سازمان این قدرت را به شما داده است اما آیا مدیر برای دستور دادن آنجاست؟ و یا برای هدایت و رهبری پرسنل در جهت تولید کارهای ارزش آفرین برای سازمان؟

اینگونه ارتباط برقرارکردن علاوه بر اینکه موجب تضعیف مدیران شما میشود موجب بی اعتباری دستورات خود شماهم خواهد شد. به هر طریق دستوراتی که شما صادر می کنید سوالاتی را برای پرسنل مرتبط به وجود خواهد آورد و شما باید جواب این سوالات را منطقی و قانع کننده بدهید طبیعی است که منشی جوابی برای این پرسشها نخواهد داشت و در جایگاهی هم نیستند که پاسخگو باشند.

پس نتیجه ایراد اول این می شود که برای ارتباط با پرسنل به ویژه در مباحث مهم از منشی استفاده نکنیم و روشهای بهتر، محترمانه و موثرتری را بکار ببریم.

۲٫غیر شفاف بودن دلیل گزارش گیری: دومین ایراد قصه کوچک ما این است که دلیل این گزارش گیری مشخص نیست یعنی افراد نمی دانند که چرا باید این گزارشات را روزانه تهیه کنند و اینگونه گزارش دادن چه مشکلی را حل می کند. وقتی دلیل یک دستور برای پرسنل نامشخص باشد به سختی پذیرفته می شود و اینکه افراد ندانند که این دستور قرار است چه مشکلی از سازمان را حل کند بر بی اعتباری دستور شما می افزاید. از طرفی دیگر مدیران تحت امر شما هم حق اظهار نظر دارند و شما باید در جلسه ای رسمی مشکل را مطرح و راه حل پیشنهادی خود را مطرح کنید و اجازه دهید راه حل شما توسط مدیران تحلیل و بررسی شود شما هم بدون هیچ تعصبی شنونده باشید و سعی کنید راه حلهای منطقی را بپذیرید و جواب سوالات آنان را منطقی و قانع کننده بدهید وقتی در نهایت تصمیم جلسه مشترک بر این شد که گزارش روزانه دریافت گردد، سپس اقدام به اجرا شود.
۳٫شفاف نبودن آیتم های مورد نیاز در گزارش: سومین ایراد وارد بر این قصه کوچک مشخص نبودن آیتم های مورد نیاز در گزارش روزانه می باشد. شما باید به طور دقیق و شفاف برای افراد مشخص کنید که چه انتظاراتی از این گزارش دارید و اینکه چه موارد خاصی باید در این گزارشات مطرح شوند. و صد البته هدف شما هم باید مشخص باشد که بتوانید آیتم ها را روشن سازید.

گذشته از ایرادات فوق گرفتن هر گزارشی نیاز به دادن بازخورد دارد در صورتی که وقت کافی برای این کار را ندارید بهتر است گزارشات را کم کنید چرا که گزارشات بدون بازخورد از طرف شما اعتبار گزارشات بعدی را زیر سوال برده و گزارشات را صوری خواهد کرد. ببینید چه انتطاراتی دارید و فقط برای آنها گزارش خواسته و حتما مطالعه و بازخورد به افراد بدهید.

بحث گزارش و گزارش گیری بحث مفصلی است که برای جلوگیری از طولانی شدن مطلب، آنرا کوتاه می نماییم. این روزها کسی حوصله خواندن مطالب طولانی را ندارد.