اطلاعات جامع و کاربردی درباره ی سلسله مراتب سازمانی

آیا این تجربه را داشته اید که کارمندان تان به جای مراجعه به سرپرست یا مدیر ارشد خودشان مدام به شما مراجعه کنند؟ مفهوم سلسله مراتب سازمانی اینجا معنا پیدا می کند. بسیاری از مدیران خواسته یا ناخواسته با رفتارهایشان باعث می شوند تا سلسله مراتب سازمانی رعایت نشود. شاید بپرسید اشکال کار کجاست؟ مگر چه می شود؟!

عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی باعث  بی نظمی، از هم پاشیدن سیستم کاری، کاهش سرعت فرآیندهای کاری، بهره وری پایین ،افزایش حجم کارهای شما به طوری که باید ریزترین مسائل نیز با نظر شما اجرا شود و … خواهد شد. در این مقاله با ما همراه باشید تا اطلاعات جامعی در مورد تعریف سلسله مراتب سازمانی و دلایل عدم رعایت سلسله مراتب در سازمان ها و همچنین سلسله مراتب اداری چیست بدست آورید.

 

سلسله مراتب سازمانی چیست؟

سلسله مراتب سازمانی چیست؟ آیا ساختار سازمانی و سلسله مراتب سازمانی یکی هستند؟ در یک سازمان مسئولیت مدیران به این صورت تعیین می شود که چه کسانی به آنها گزارش کار ارائه می دهند اما مسئولیت کارمندان معمولا با توجه به کاری که انجام می دهند و کسی به او گزارش می دهند مشخص می شود.

با توجه به اینکه امکان قطع همکاری با مدیران و کارمندان وجود دارد، لذا این مسئولیت ها به جای اینکه به افراد نسبت داده شود به جایگاهی که افراد در آن قرار دارند نسبت داده می شود. این جایگاه ها با استفاده از نمودارهای سازمانی نشان داده می شود. نحوه انتقال اطلاعات بین سطوح مختلف، سلسله مراتب در یک سازمان را نشان می دهد. حال که با تعریف سلسله مراتب سازمانی آشنا شدید در ادامه مقاله هم همراه ما باشید.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: متدولوژی اسکرام [/ux_text] [/message_box]

 

عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی

عدم رعایت سلسله مراتب اداری یا سازمانی یکی از معضلات و بیماریهای شایع در سازمان های ایرانی است. این بیماری به دلیل استقبال بسیاری از مدیران ارشد، در سازمانها ریشه های عمیقی دارد. در ایران اغلب کسانی که صاحب و مالک هستند به خودشان کاملا حق میدهند که کلیه رده های سازمانی زیر مجموعه خود را دور زده و به هر کسی که خواستند دسترسی داشته باشند و دستوراتی بدهند یا چیزی بخواهند.

عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی و دور زدن مدیر و سرپرست را همه ما در محیط کارمان بسیار شنیده و دیده ایم. ممکن است آنرا نیز تجربه کرده باشیم. از نظر خیلی از ماها عدم رعایت سلسله مراتب اداری در ایران یا هر جای دیگر دنیا کار ناپسندی است و معمولا بحث های مفصلی به صورت غیررسمی در سازمان در این رابطه جاری است.

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی، زیر پا گذاشتن اولین اصل مدیریت به نام وحدت فرماندهی است.

[/ux_text] [/message_box]

 

اما آیا وقتی خودمان مدیر ارشدی هستیم و برخی از افراد، مدیران و سرپرستان خود را دور زده و به سراغ ما می آیند هم اینکار را ناپسند میدانیم؟ آیا با این موارد برخورد میکنیم و یا خودمان را مستثنی میدانیم و استقبال میکنیم؟

هرچند این بیماری به مذاق نامدیران بسیار خوش است. اما باید بدانیم که اینکار آسیب های جدی به روابط سیستمی سازمان وارد آورده و نه تنها منفعتی ندارد بلکه تاثیر منفی بر بهره وری و خروجی سازمان به صورت پنهان خواهد داشت.

عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی و دور زدن، با اهداف مختلفی نظیر تضعیف موقعیت مدیر و سرپرست ،خودشیرینی و جلب توجه مدیران بالادستی و یا گاهی به دلایل خیرخواهانه از سوی پرسنل رخ میدهد. تنها دلیل شیوع این بیماری در سازمان خود مدیران ارشد هستند که با رفتارهای نادرست و گاهی به حساب جمع آوری اطلاعات از کف کارگاه، به این بیماری دامن زده و آنرا گسترش می دهند. برخی مدیران به دلیل عدم توانمندی در پیاده سازی یک سیستم کنترلی معقول و ضعف در کنترل در مدیریت، دست به چنین اقداماتی می زنند.

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: ۲ اشتباه رایج کنترل در مدیریت که ۹۰% مدیران انجام می دهند  [/ux_text] [/message_box]

 

هنگامی که یک مدیر ارشد با اینچنین موقعیتی برخورد میکند باید رفتار صحیح و حساب شده ای را درپیش بگیرد. از آنجایی که برخی از این موارد به دلایل خیرخواهانه رخ می دهد سرکوب و برخورد نامناسب این احساسات را خدشه دار می نماید، لذا  باید این رفتارها به طریقی به سمتی هدایت شود که علاوه بر سرکوب نشدن این احساسات مثبت، باعث تضعیف موقعیت مدیر و سرپرست نیز نشود و به افرادی هم که با اهداف منفی این اقدام را انجام میدهند پیام عدم تکرار را منتقل نماید.

وقتی از این موضوع استقبال میکنید در واقع نقش مدیر و سرپرست پایین دستی خود را نادیده گرفته اید و ناخودآگاه به پرسنل القا میکنید که ایشان نقشی نداشته و شما نیز میتوانید او را نادیده بگیرید. شاید در اثر این رفتار، پرسنل به طور مستقیم با مدیر و سرپرست برخوردهای جدی نداشته باشند اما با سهل انگاری در اجرای امور محوله و جدی نگرفتن دستورات مدیر و سرپرست خود، به سادگی او را نادیده می گیرند و به طور قطع در اینجا سازمان ضرر واقعی را می بیند.

نمونه اثرات این رفتارها را بارها و بارها همه ما در سازمانهای خود شاهد بوده ایم به طور مثال هنگامی که مدیر ارشدی از نزدیک وارد امور میشود ( عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی) یا در قسمت های مختلف سازمان حضور فیزیکی می یابد به سادگی میتوان دید که پرسنل با جدیت، دقت و سرعت بیشتری امور را اجرا میکنند و نحوه پاسخگویی آنها به طرز چشمگیری تغییر میکند.

برخی از این مدیران ارشد نیز متاسفانه از اینگونه حرکات لذت برده و آنرا جذبه و توانمندی خود میدانند و خوشحال و سرمست به دفتر خود باز میگردند بدون اینکه نگاهی به خروجی آماری واحد خود داشته باشند…

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: تفاوت سمت سازمانی و پست سازمانی  [/ux_text] [/message_box] 

 

 

چرا پرسنل همیشه اینطور کار نمیکنند؟ چرا باید حضور فیزیکی مدیر ارشد اینگونه اثری داشته باشد؟

باید دانست که یکی از دلایل مهم این تغییر رفتارها، ضعیف بودن موقعیت مدیر و سرپرست در اثر همین دور زدنهاست. البته باید تاکید کرد که این تغییر رفتارها منشاء های دیگری نظیر ضعیف بودن خود مدیر و سرپرست را نیز دارد که درجایی دیگر مفصل به آن خواهیم پرداخت.

 

سلسله مراتب در محیط کاری یک شرکت

زمانی که مدیران سلسله مراتب در محیط کاری یک شرکت را رعایت نمی کنند، در واقع محیط سازمان را به یک کارگاه بزرگ تبدیل می کنند. در ویدئوی زیر این موضوع بیان شده است. توصیه می کنم حتما ببینید

توجه کنید که ویدیو به صورت طنز و برای تلنگر به مدیرانی که مدیران زیر مجموعه خود را دور می زنند ساخته شده است.

برای رعایت سلسله مراتب سازمانی چه کنیم؟

حال بیاییم از زاویه دیگری اینگونه دور زدن و عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی را بررسی کنیم. ممکن است گاهی گزارشات دریافتی ما از زیر مجموعه که توسط مدیران پایین دست ارائه میشود، خلاف واقع باشد و کسانی از سازمان قصد آگاه کردن ما را داشته باشند (همان نیت خیر خواهانه). این موارد را چطور تشخیص دهیم؟ آیا پرداختن و استقبال از این موارد جایز است؟ آیا بی توجهی به سلسله مراتب سازمانی جایز است؟

در پاسخ باید گفت متاسفانه تشخیص این موارد بسیار سخت بوده و استقبال از آن نیز مخرب است، اما در هر صورت باید با رفتار صحیح این موارد را نیز مدیریت نماییم. در زیر یک نمونه رفتار غلط آورده شده است و به دنبال آن رفتار صحیح نیز بیان شده است.

شاید دادن یک فرمول برای رفتار صحیح در برخورد با این پدیده، برای تمامی موارد امکان پذیر نباشد اما میتوان با تغییر و اصلاحاتی با توجه به خلاقیت خود آنرا در اکثر موارد بکار برد. هماتن طور که در مقاله مدیریت چیست اشاره شده، ما در مدیریت با انسانها ارتباط داریم و نمی توان یک راهکار مشخص و ثابت در مواجه با رفتار تمام افراد ارائه داد.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: مدیریت رفتار سازمانی چیست  [/ux_text] [/message_box] 

 

مثال از عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی

در این قسمت می خواهم یک مثال واقعی از عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی توسط مدیر ارشد خودم را تعریف کنم.

من مدیر واحد مستقلی بودم که گروه های مختلفی زیر مجموعه من بودند. روزی که از مرخصی چند روزه برگشتم مدیر ارشدم به من گفت: “چند روز پیش فلان واحد به من مراجعه کرده و گفته اند که برخی قطعات سفارش داده شده ما خریداری نشده است. من (مدیر ارشد) گفته ام که مدیر شما باید از کجا اهمیت کار شما را بداند؟ شما باید پیگیری بیشتر می کردید و اهمیت آنرا گوشزد می کردید و یا به من مراجعه می کردید تا بودجه در اختیارتان قرار می دادم.”

همانطور که مشخص است  در این گفتگو مدیر من سعی بر تبرئه من داشته اند… ولی آیا واقعا من باید خبر از اهمیت این موضوع نداشته باشم؟ آیا بی خبری من قابل قبول است؟

به طور حتم نه، بی اطلاعی من قابل قبول نیست. در اینجا نقش من کاملا نادیده گرفته شده است و گفتگوی فوق علیرغم اینکه سعی بر تبرئه من داشته است، به دلیل عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی کاملا مخرب بوده و اثرات منفی بر جای خواهد گذاشت.

 

رفتار مناسب مطابق با سلسله مراتب سازمانی

در مثال بالا رفتار صحیح  و مطابق با سلسله مراتب سازمانی، توسط مدیر ارشد من این جملات بود: “مدیر شما حتماً دلایلی برای این تعویق دارد. بگذارید ایشان کار خودشان را انجام دهند و برای پیگیری به ایشان مراجعه کنید.”

ممکن است موضوع برای مدیر ارشد بسیار پر اهمیت بوده و واقعاٌ قصد دخالت داشته باشد، از طرفی نیز ممکن است من واقعاً کارم را اشتباه انجام داده باشم و فرد به قصد خیرخواهانه این موضوع را به مدیریت ارشد گزارش داده است.

اشکال ندارد اما کار مدیر ارشد اینجا تمام نشده است. او بعد از برخورد با موضوع فوق، باید خودش سراغ من بیاید و دلایل تاخیر را جویا شود. اینطور علاوه بر اینکه موقعیت مدیر خود را تضعیف نکرده، مشکل را نیز به حال خود رها نکرده است.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: وظایف مدیریت چیست؟  [/ux_text] [/message_box]

 

هنر برخوردها با این موضوع در بیشتر موارد در محدوده همین چند جمله خلاصه می شود. یعنی شما ابتدا با برخوردی مناسب از تکرار عمل دور زدن مدیر جلوگیری کرده اید و همچنین تاکید بر رعایت سلسله مراتب سازمانی داشته اید. از طرفی هم در جلسات خصوصی مسائل را از سلسله مراتب مدیریت پیگیری و خواهان پاسخ میشوید.

فراموش نکنیم عدم رعایت سلسله مراتب سازمانی باعث تضعیف مدیران و سرپرستان زیر مجموعه نخواهد داشت که این خود منجر به بی نظمی، از هم پاشیدن سیستم کاری، کاهش سرعت فرآیندهای کاری، بهره وری پایین ،افزایش حجم کارهای شما به طوری که باید ریزترین مسائل نیز با نظر شما اجرا شود و … خواهد شد. بکوشید سیستم کاری شما تقویت شود تا بهره وری سیستم بهبود یابد.

 

[message_box bg_color=”rgb(247, 226, 254)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(81, 77, 80)”]

اگر می خواهید به صورت حرفه ای تیم سازی کنید و تیم با انگیزه ای داشته باشید، سیستم کنترلی اصولی طراحی کنید و عملکرد کارمندانتان را ارزیابی کنید، بهترین ها را در سازمانتان استخدام کنید و … می‌توانید در « دوره آنلاین مدیریت » ثبت نام کنید.

[/ux_text]

[button text=”دوره آنلاین مدیریت” link=”https://www.newsite.dekami.com/product/mp/” target=”_blank”] [/message_box]