گزارش مدیریتی چیست؟ چگونه یک گزارش مدیریتی بنویسیم؟

امروز یکی از دوستان که مدیر فنی در یک شرکت معتبر است، از مدیرشان شکایت می‌کرد که حرف‌های من را نمی‌فهمد. اصلا تخصصی در رابطه با کار من ندارد. دائم هم در حال بحث و جدل هستیم و از آنجایی که تخصصی ندارد، از گزارشاتی که به او می‌دهم، سر در نمی‌آورد. به همین خاطر اصلا ارزش کار من را درک نمی‌کند. همینطور یک ریز از معایب عدم تخصصی بودن مدیرشان بحث به میان آورد و گفت و گفت…

بعد از پایان صحبت هایشان از ایشان پرسیدم شما چه سمتی در سازمان دارید؟

گفت مدیر فنی هستم.

گفتم دیگر چه مدیریت هایی در سازمانتان دارید؟

گفت مدیرتولید، مدیر نت، مدیر انفورماتیک، مدیر مالی، مدیر منابع انسانی، مدیر بازرگانی و… چندین مدیریت دیگر که الان به خاطر نمی آورم را نام برد.

گفتم با توجه به صحبت های شما مدیرتان برای فهمیدن گزارش مدیریتی همه شما، باید تمامی تخصصی هایی که گفتید را داشته باشد. تنها در این صورت می‌تواند پاسخگوی همه مدیران باشد! با تعجب نگاه کرد و ساکت ماند.

بعد از کمی فکر گفت: در واقع بله ، اما مگر واقعاٌ کسی میتواند این همه تخصص را یکجا داشته باشد!!؟!

گفتم نکته همین جاست

گفت: درست است واقعا نمی شود پس چکار باید کرد؟

من در پاسخ این توضیحات را به ایشان دادم:

وقتی نام مدیر را بر یک پست سازمانی می‌گذارند معنی و مفهوم خاصی دارد. وظایف بسیار مهمی بر عهده مدیر است که بعدا در موردش بیشتر صحبت میکنیم اما یکی از مهمترین وظایف او ترجمه است.

با تعجب پرسید: ترجمه !!!!

گفتم: بله ترجمه تعجب نکنید.

 

ترجمه در پست مدیریت تخصصی یعنی چی؟

منظور این است که یک مدیر تخصصی در حوزه کاری خود و در واحد تحت نظارتش کاملا تخصصی عمل می‌کند. تمامی پرسنل زیر مجموعه او نیز قطعا تخصصی عمل می‌کنند. آن‌ها به طور حتم توانایی گفتگوهای تخصصی را دارند و به سادگی با مدیران و سرپرستان خود با زبان تخصصی خود ارتباط برقرار می‌کنند و کارهایشان را انجام می‌دهند.

Management report

استفاده از اصطلاحات، جلسات، دیدگاه‌ها و بحث‌های تخصصی در حوزه فعالیت درون واحدی بسیار مرسوم و معمول است. به همین دلیل گزارش مدیریتی در یک واحد با گزارشی که به دست مدیر کل می‌رسد، متفاوت است.

 

اما آیا الزاما مدیریت ارشد نیازی به فهم بحت های تخصصی را دارد؟

به طور حتم پاسخ منفی است. این وظیفه مدیر آن بخش است که بعد از دریافت گزارشات و اطلاعات تخصصی واحد زیر مجموعه خود، آن‌ها را به زبان مدیریت و به صورت داده‌های قابل فهم برای مدیران ترجمه کند و به مدیران ارشد گزارش مدیریتی مناسب ارائه دهد.

اینگونه زبان مشترک و قابل فهمی بین مدیران تخصصی و مدیر ارشد وجود خواهد داشت. نیازی نیست گزارشات پر از اصطلاحات و اطلاعات تخصصی را به مدیر خود ارائه دهید. بررسی گزارشات تخصصی کار کارشناس متخصص است نه مدیر. شما باید گزارش مدیریتی ارائه دهید.

برخی از افراد به اشتباه تصور می‌کنند که گزارش مدیریتی پیچیده باعث می‌شود مافوق آن‌ها تصور کند که کار بیشتری انجام داده‌اند. اما سرپرستان و مدیران ارشد، ارتباط بهتری با گزارش‌های ساده و کاربردی برقرار می‌کنند.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: انواع سبک های مدیریت  [/ux_text] [/message_box] 

 

انواع گزارش‌های مدیریتی

یک مدیر باید بر تمام جوانب سازمان خود نظارت داشته باشد. برای این کار به انواع گزارش‌های مدیریتی نیاز خواهد داشت. نوشتن هر کدام از این گزارش‌ها بر عهده برخی از اعضای سازمان است.

Types of management reports

در ادامه انواع گزارش های مدیریتی را نام برده‌ و توضیح داده‌ایم.

  1. 1. گزارش‌های زمانبندی شده: گزارشی که سرپرستان در بازه‌های زمانی مشخص (روزانه، هفتگی یا ماهانه) ارائه می‌دهند.
  2. 2. گزارش درخواستی: این گزارش مدیریتی از قبل برنامه ریزی نشده است. اما به دلیل ایجاد یک مسئله فورس ماژور، مدیرعامل باید اطلاعاتی را بررسی کند. به همین دلیل از مسئول بخش مرتبط گزارش فوری می‌خواهد.
  3. 3. گزارش استثنا: این مدل از انواع گزارش‌های مدیریتی از سوی مدیرعامل درخواست نمی‌شود. زمانی که سرپرست یک بخش احساس می‌کند مشکلی در آن بخش وجود دارد، با ارائه یک گزارش کار فوری از مدیر درخواست پیگیری می‌کند.

 

نحوه نوشتن گزارش مدیریتی

شما باید این هنر را بیاموزید که با زبان مدیریت که معمولا شامل آمار و ارقام قابل فهم و نتیجه بخش است، با مدیرتان صحبت کنید.

How to write report for manager

مدیران به موارد زیر علاقمند هستند و دوست دارند این موارد را در گزارش مدیریتی ببینند

  1. 1. فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده
  2. 2. نتایجی را که در واحد خود کسب کرده‌اید
  3. 3. بهبودهای ایجاد شده در سیستم و دستاوردهای شما
  4. 4. روندهای پیشرفت و توضیح درباره جایگاه قبلی و جایگاه فعلی
  5. 5. برنامه آینده برای بهبود و رشد
  6. 6. اطلاعات در مورد مسائل مالی (هزینه ها، صرفه جویی ها، بودجه و …)
  7. 7. نیازمندی‌های شما و تیمتان
  8. 8. آموزش کارکنان و روند پیشرفتشان

شما باید تمامی موارد فوق را در یک گزارش مدیریتی مختصر و مفید ارائه دهید تا بازخورد مورد انتظار خود را بگیرید.

 

به عنوان مثال یک مدیر مالی چگونه به مدیر عامل گزارش می‌دهد؟

ریز صورتحساب‌ها، نحوه محاسبه… و موارد از این دست در گزارشات مالی وجود ندارد. یک مدیر مالی حرفه‌ای گزارش مدیریتی به صورت خلاصه‌ای از وضعیت عملکرد مالی سازمان را ارائه می‌دهد.

شما در هر موقعیتی که باشید باید یاد بگیرید که گزارشات مدیریتی خود را به صورت جامع، اندازه گیری شده، هدفمند و به زبان غیر تخصصی ارائه دهید. اینگونه میتوانید عملکرد خود و واحد تحت پوششتان را به سادگی برای مدیر ارشد توضیح دهید. مدیریت ارشد نیز درک خوبی از عملکرد شما پیدا خواهد کرد.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: mba چیست [/ux_text] [/message_box]

 

بایدها و نبایدهای نحوه نوشتن گزارش برای مدیر

رعایت برخی از نکات به شما در نوشتن یک گزارش مدیریتی خوب کمک می‌کند. در این بخش این نکات را جمع آوری کرده‌ایم و آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

 

۱. از اعداد و ارقام در گزارش خود استفاده کنید.

یک گزارش مدیریتی خوب شامل اطلاعات و شاخص‌های عددی و اندازه گیری شده است. تعریف‌های کلی در گزارش نباید وجود داشته باشند.

Write a report for the manager

مدیران ارشد علاقمندند همه چیز به عدد و رقم تبدیل شوند. بدون عدد و رقم گزارش مدیریتی شما تبدیل به یک توصیه نامه خواهد شد که پر از الفاظ بزرگ است و معمولا غلو آمیز به نظر می‌رسد. این نحوه نوشتن گزارش برای مدیر خیلی توجه کسی را جلب نمی‌کند.

 

۲. به جای نوشتن توضیحات طولانی از جدول و نمودار استفاده کنید

حتی الامکان از نمودار و جداول استفاده کنید. نمودارها می‌توانند حجم گزارش شما را کم و آن را جذابتر کنند.مدیران ترجیح می‌دهند به جای مطالعه چندین صفحه، یک نمودار را بررسی کنند. پس بدیهی است که استفاده از شکل و نمودار یک تکنیک مهم در نحوه نوشتن گزارش برای مدیر است.

 

۳. نیازی نیست خاطرات روزانه خود را در گزارش بنویسید

یکی دیگر از نکات مهم در نحوه نوشتن گزارش برای مدیر، این است که مراقبت باشید در گزارش خود خاطره تعریف نکنید.

How to write a report for the-manager

اینکه “امروز شما و کارمندان خیلی زحمت کشیدید و کلی فکر کردید که راه حل را پیدا کنید. سپس از آقای فلانی خواستید بیاید با شما هم فکری کند” بیشتر خاطره روزانه است تا گزارش مدیریتی. بنابراین به مسائل اصلی و نتایج کسب شده تمرکز کنید. در چنین موردی تنها بگویید در نتیجه این هم فکری‌های شما چه بود.

 

۴. از شاخص‌های سنجش عملکرد استفاده کنید.

برای اینکه بتوانید گزارش مدیریتی خوبی داشته باشید، لازم است که عملکرد واحد خود را اندازه گیری نمایید. فراموش نکنید همانطور که قبلا نیز گفتم هر چیزی که اندازه گیری نشود را نمی توان مدیریت کرد.

پس عملکرد واحد خود را با تعریف شاخص‌های کلیدی (KPI) بصورت پیوسته پایش کنید. با استفاده از KPIها قدرت مدیریت، هدایت و تصمیم گیری شما بالا می‌رود و به صورت هدفمند عمل خواهید کرد. شاخص‌ها چراغ راه شما هستند. درصورتیکه در واحد خود پایش نداشته باشید هر روز با اتفاقات و رخدادهای ناخوشایند و پیشبینی نشده غافلگیر می‌شوید. این موضوع باعث از دست رفتن کنترل شرایط می‌شود.

با این شاخص‌ها نحوه نوشتن گزارش برای مدیر را می‌آموزید و دیگر مشکلی برای ارائه گزارش مدیریتی نخواهید داشت.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: آموزش ماتریس آیزنهاور [/ux_text] [/message_box] 

 

 

بهترین فرمت گزارش مدیریتی

پس تاکنون آموختیم که گزارش ما باید به زبان ساده باشد و اطلاعات مفید را به مدیران ارشد ارائه دهد. نکته دیگری نیز وجود دارد که به شما کمک می‌کند بهترین گزارش را به مدیر خود تحویل دهید. این نکته فرمت گزارش مدیریتی است.

Management report format

تصور کنید مدیر یک بخش بهترین اطلاعات را با دستخط ناخوانا و به صورت کاملا به هم ریخته روی یک تکه کاغذ قدیمی به مدیر تحویل می‌دهد. مدیر برای اینکه متوجه این اطلاعات مفید بشود، باید نامه را رمزگشایی کند! بدیهی است که او چنین فرصتی را ندارد و این موضوع باعث ایجاد تعارض می‌شود.

ویژگی‌های بهترین فرمت گزارش مدیریتی

  1.  تمام شاخص‌ها به صورت منظم روی گزارش مشخص شده‌اند و هر کدام امتیاز دارند.
  2.  جداول و نمودارها به همراه راهنمای کامل ارائه شده‌اند.
  3. از نوشتن متن‌های طولانی پرهیز کنید. چرا که ذهن انسان نمی‌تواند حجم زیادی از داده را پشت سر هم تحلیل کند. سعی کنید تا حد امکان صفحات گزارش خود را خلوت کنید.
  4. بهترین فرمت گزارش مدیریتی استفاده از سربرگ شرکت است.
  5. در حال حاضر فایل‌های دیجیتالی کاربردی‌تر از گزارش‌های کاغذی هستند.
  6. در صورت نیاز از سایر اعضای مجموعه برای تدوین گزارش کار کمک بگیرید. به عنوان مثال برخی از مدیران از گرافیست‌ها برای ایجاد بهترین فرمت گزارش مدیریتی کمک می‌گیرند. (سعی کنید یک قالب آماده داشته باشید که در پایان هر دوره گزارش، فقط اطلاعات جدید به آن‌ها وارد کنید).
  7. سعی کنید تشریفات سازمانی را در فرمت گزارش مدیریتی خود رعایت کنید. منظور استفاده از لوگو، نمادهای سازمان و… است.
  8. از فهرست مطالب و زیرعنوان‌ها در گزارش خود استفاده کنید تا اطلاعات دسته بندی شود.
  9. استفاده از پاورقی برای ارائه اطلاعات تکمیلی را فراموش نکنید. مثلا درصورتی که مجبور هستید از یک اصطلاح تخصصی در گزارش خود استفاده کنید، می‌توانید در پاورقی معنای آن را بگویید.
  10. فضایی برای نظردهی مدیر بگذارید.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: مدیریت زمان چیست [/ux_text] [/message_box] 

 

جمع بندی؛ گزارش مدیریتی حرفه‌ای خط تلفن بین شما و مدیرعامل است!

زمانی که شما گزارش مدیریتی مناسبی به مدیر می‌دهید، او متوجه می‌شود در بخشی که مدیریت آن بر عهده شماست چه رخ داده. بنابراین منابع لازم را برایتان فراهم می‌کند، از پیشرفت‌ها تقدیر می‌کند و در صورت وجود مشکل در صدد حل آن برمی‌آید. در واقع گزارش‌های مدیران بخش‌های مختلف است که به مدیرعامل در تصمیمگیری و اجرا کمک می‌کند. پس بهتر است به ناخدای کشتی سازمان نقشه درستی بدهیم تا کشتی را به مقصد هدایت کند.

در صورتیکه علاقمندید گزارشات حرفه‌ای بنویسید که خوانده می‌شوند و اثربخش هستند، توصیه میکنیم آموزش گزارش نویسی را ببینید.

 

مطالب زیر را هم مطالعه نمایید