سیستم سازی کسب و کار چیست؟

آیا می دانید با سیستم سازی کسب و کار، می توان حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش داد؟ همواره تعدد کارها و نحوه ی انجام و مدیریت آن ها، یکی از چالش های بزرگ و اصلی مدیران بوده است. اگر شما هم مدیریت یک مجموعه یا یک کسب و کار را بر عهده دارید و یا در نظر دارید از کارمندی رها شده و برای خود یک کسب و کار موفق راه اندازی کنید، بهتر است سیستم سازی کسب و کار را به عنوان یکی از اصلی ترین موارد در زمینه مدیریت یاد بگیرید.

شما با یادگیری سیستم سازی کسب و کار خواهید توانست اکثر امور مربوط به کسب و کارتان را از خود مستقل کنید و به نتایج خوبی خواهید رسید که تاثیر آن را می توانید در نظم کارمندان، وظیفه شناسی، میزان فروش و … ببینید. در این مقاله توضیحات کاملی درباره ی مفاهیم، مزایا، اصول و مراحل سیستم سازی یک کسب و کار به شما ارائه می کنیم. در ادامه ی این مطلب همراه ما باشید تا با اصول سیستم سازی کسب و کار و مزایای آن به طور کامل و کاربردی آشنا شوید.

سیستم سازی چیست؟

به عنوان مدیر یک مجموعه و شخصی که مسئولیت رهبری تعدادی کارمند را دارد، باید بتوانید پاسخ مناسبی به این سوال دهید: سیستم سازی کسب و کار چیست ؟ شاید بتوان به این سوال این طور پاسخ داد که به مجموعه اقداماتی که باعث می شوند کسب و کار خودکار شود و با کمترین میزان نظارت و دخالت مدیر، کارها و امورات پیش بروند، سیستم سازی کسب و کار می گویند.

حالا باید بدانیم که یک سیستم چیست و چه اجزائی دارد. معمولا سیستم ها را مجموعه ای از اجزاء و موارد به هم پیوسته می دانند که عملکرد و خروجی مشخصی دارند. در این جا که ما کسب و کارمان را به عنوان یک سیستم در نظر گرفته ایم، می توانیم بگوییم که این سیستم دارای ۳ عنصر اصلی می باشد:

1. اشخاص
   مدیر، کارمند، و تمامی افرادی که در مسیر کسب و کار ما موثر هستند.
2. اطلاعات
   همه ی اطلاعات در حوزه چشم انداز کسب و کار، مزایای رقابتی، اموراتی که باید انجام شوند، نحوه ی انجام آن ها و … را می توان در دسته ی اطلاعات قرار داد.
3. ابزار
   همه ی ابزار و تجهیزاتی که برای انجام امورات کسب و کارمان در اختیار داریم، مانند: تلفن، سایت، شبکه های اجتماعی، نرم افزارها و …

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: تعریف بهره وری  [/ux_text] [/message_box] 

 

مثالی برای درک ضرورت سیستم سازی کسب و کار

فرض کنید یک کارگاه خیاطی دارید و در حال حاضر تعداد مشخصی مشتری و حجم فروش تقریبا ثابتی دارید. از این لحظه تصمیم می‌گیرید سیستم‌ سازی کنید. اگر حجم سفارش شما ۱۰۰۰ برابر شود چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا می‌توانید در روز به‌جای دوخت ۷ دست لباس، ۷۰۰۰ دست لباس تولید کنید؟ چنین کاری برای یک خیاط امکان‌پذیر نیست. اینجاست که اهمیت سیستم سازی در کسب و کار مشخص می شود و قطعا شما نیاز به تغییراتی در کسب و کار خود دارید.

[message_box text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

سیستم سازی کسب و کار از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات‌ حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش می دهد.

[/ux_text] [/message_box]

 

چرا سیستم سازی در کسب و کار مهم است؟

پاسخ به این سوال بسیار ساده است اما در عین حال نیازمند توضیحاتی می باشد تا به طور کامل میزان اهمیت آن در ذهن شما و هر مدیر دیگری جا بیافتد و لحظه ای از آن غافل نشوید. زمانی که شما نسبت به سیستم سازی سازمانی اقدام می کنید، نظم و سلسله مراتبی در کار شما ایجاد می شود که این نظم و سلسله مراتب سازمانی پس از جا افتادن در فرایند کاری شما و کارمندانتان، می تواند به طور خودکار جهت دهی امور را انجام دهد و تا حد زیادی منجر به بهبود شرایط کسب و کاری شما شود.

به طور کلی می توان گفت که سیستم سازی کسب و کار می تواند وقت یک مدیر را آزادتر کند و او خواهد توانست با دقت و انرژی بیشتری به امور مدیریتی بپردازد تا کسب و کار به خوبی و با روندی درست رشد کند.

[message_box text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستم سازی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند.

[/ux_text] [/message_box]

 

۱۲ مزیت سیستم سازی در کسب و کار

علاوه بر موارد کلی گفته شده، اجرای اصول سیستم سازی دارای یک سری مزایا برای شما و کارتان می باشد که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت.

۱٫تمرکز بیشتر مدیر برای مدیریت و رشد و توسعه کسب و کار

با واگذاری انجام و مدیریت برخی امور به کارمندان، مدیر می تواند انرژی و تمرکز بیشتری برای فکر کردن به کسب و کار خود و همچنین راه های پیشرفت و توسعه ی آن بگذارد.

۲٫ عدم اتکا به یک شخص (مدیر) برای انجام امور
زمانی که یک مدیر، روش انجام کارها را مشخص کند و آن ها را در اختیار کارمندان خود بگذارد، دیگر نیازی به حضور دائم او در محیط نخواهد بود و در زمان لازم و بدون حضور مدیر، کارمندان قادر خواهند بود امور را به درستی پیش ببرند.

۳٫ مدیریت دانش
این مورد از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است! بسیار دیده شده است که با رفتن یک مدیر، توانایی اجرایی و علمی یک سازمان نابود شده است، در صورتی که اگر سیستم سازی در کسب و کار شکل بگیرد و امورات بین کارمندان و مدیران پایین رتبه تر تقسیم شود، این بحران هرگز رخ نمی دهد.

۴٫افزایش مسئولیت پذیری و آزادی عمل بیشتر
زمانی که انجام کارها را به دست کارمندان بسپارید، احساس اهمیت و در نتیجه میزان مسئولیت پذیری آن ها افزایش خواهد یافت. از طرفی دیگر میزان آزادی عمل و خلاقیت کارمندانتان نیز افزایش خواهد یافت.

۵٫بهبود ارتباطات
ضعف ارتباط میان بخش های مختلف یک کسب و کار، از مشکلاتیست که می تواند آسیب های بزرگی ایجاد کند. در صورتی که سیستم سازی کسب و کار به خوبی انجام شود، ارتباطات درون شغلی بسیار بهتر و کامل تر خواهند شد.

۶٫خدمات بهتر به مشتریان
با سیستم سازی کسب و کار، سرعت انجام کارها نیز بهتر می شود و به همین دلیل می توان سریع تر و با کیفیت بهتری به انتقادات و شکایات مشتریان رسیدگی کرد. به یاد داشته باشید که بدون مشتری، کسب و کار شما خواهد مرد!

۷٫بهبود کیفیت محصولات یا خدمات
زمانی که به واسطه ی سیستم سازی، شرایط کسب و کارتان را بهتر کنید و همچنین کارمندان حرفه ای تر و توانمندتری را جذب کنید، محصولات و خدمات بهتری را هم در اختیار مشتریان خود خواهید گذاشت.

۸٫ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار
زمانی که کارمندان و مدیران مدیران رده و سرپرستان آشنایی و تسلط بیشتری بر فرآیند کارها داشته باشند، بهتر از عهده ی انجام آن ها و مدیریت کردن امورات بر خواهند آمد.

۹٫کاهش خطا و بهبود کیفیت عملکردی
با سیستم سازی کسب و کار و تقسیم کارها در میان افراد، تمرکز هر شخص بر بخش خود بیشتر و کامل تر خواهد بود. به همین دلیل میزان خطا در انجام کارها به شدت کاهش خواهد یافت و در نتیجه کیفیت عملکردی بهتری را خواهیم دید.

۱۰٫رشد کسب و کار به صورت یکپارچه
زمانی که انجام و مدیریت امورات را میان کامندان خود تقسیم کرده اید، همه بخش های کسب و کار شما به صورت موازی و یکپارچه رشد خواهند کرد و این باعث می شود روند رشدی سریع تر و به طبع مناسب تری داشته باشید.

۱۱٫بالاتر رفتن ارزش کلی کسب و کار
فروختن کسب و کارها در ایران زیاد مرسوم نیست اما این امر در سراسر جهان رواج زیادی دارد. زمانی که سیستم سازی در کار شما انجام شده باشد، شخصی که می خواهد آن را خریداری کند، کمترین میزان نگرانی را درباره آینده ی عملکردی آن کسب و کار خواهد داشت چرا که مطمئن است کارها می توانند مانند گذشته انجام شوند. این موضوع باعث می شود تا ارزش و قیمت کسب و کار شما بیشتر شود.

۱۲٫ایجاد نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار
تصور کنید که نتیجه ی یکی از پروژه های در حال انجام در کسب و کار شما بسیار خوب و موفق بوده است. در این جا شما می توانید با استفاده از همان نفرات و همان روش، بارها و بارها این نتیجه را تکرار کنید و این یک نقطه ی قوت برای شما خواهد بود.

 

[message_box text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید:  استارتاپ چيست [/ux_text] [/message_box]

 

اصول سیستم سازی کسب و کار چیست؟

برای انجام هر کاری، باید با اصول و نحوه ی اجرای آن آشنایی مناسبی داشته باشید تا بتوانید به خوبی از عهده ی آن بر بیایید. در ادامه ی این مطلب می خواهیم اصول سیستم سازی کسب و کار را به شما معرفی کنیم.

اصل اول سیستم سازی : هدف گذاری

شما باید برای سیستم خود، هدف و یا اهداف مشخصی داشته باشید تا بتوانید برای آن روش و چارچوب تعیین کنید. در این مسیر باید نسبت به توانایی های کسب و کار خود و همچنین منابعی که در اختیار دارید نیز توجه کنید.

اصل دوم سیستم سازی : داشتن تفکر سیستمی

برای آن که بتوانید عملکرد موفقی در اجرای مدیریت سیستمی داشته باشید، باید تفکری مطابق با این شیوه ی مدیریتی نیز داشته باشید. اعتماد و تحویل کارها به کارمندان و مدیران زیر دست، ریشه یابی و برطرف کردن مشکلات، تعیین روش های عملکردی کلی برای انجام کارها و ارائه به کارمندان، توجه به سیستم های موفق و الهام گیری از آن ها، توجه دائم و مناسب بر اهداف کلی و خرد سیستم و … از جمله مواردی هستند که شما به عنوان اصلی ترین عضو یک سیستم باید به آن ها پایبند باشید.

[message_box text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ ۳ نکته ی مهم برای داشتن تفکر سیستمی [/ux_text] [/message_box]

 

اصل سوم سیستم سازی : بهره مندی از دستورالعمل های موفق

شما با توجه به مشکلات و اموراتی که باید به آن ها رسیدگی شود و انجام شوند، می بایست راهکار و شیوه ی عملکردی درست و مناسبی را ایجاد کنید و آن را در اختیار افراد قرار دهید. درطول زمان در صورتی که نیاز بود، نسبت به اصلاح و بهبود این روش ها خواهید پرداخت و در نهایت با در دست داشتن یک سری اصول و روش موفق، می توانید کسب و کارتان را به یک ماشین پول سازی تبدیل کنید.

اصل چهارم سیستم سازی : تیم سازی

زمانی که شما در کسب و کار خود تیم سازی کنید، کارها با سرعت و کیفیت بیشتری پیش خواهند رفت. برای انجام هر دسته از امورات یک تیم و بخش تعیین می کنید و شخصی به عنوان سرپرست و یا مدیر آن بخش تعیین می شود. افرادی که توانایی و تخصص های آن امور را دارند نیز در این تیم قرار می گیرند. حالا با ارائه ی شرح وظایف هر شخص و نحوه ی انجام امور، می توانید خودکار عمل کردن این سیستم را مشاهده کنید و قدرت سیستم سازی در کسب و کار درک کنید.

اصل پنجم سیستم سازی: استفاده از ابزار درست و مناسب

شما برای انجام هرکاری، نیاز به ابزاری مناسب دارید. در مدیریت مشاغل و سیستم سازی نیز این امر وجود دارد و باید به آن توجه کنید. در هنگام انتخاب ابزار باید به خوبی توجه کنید که با استفاده از چه ابزاری؛ یک کار را می توان سریع تر، آسان تر و ارزان تر انجام داد، حتی ممکن است شما یک بخش را حذف و یا به اتوماتیک کنید! همواره استفاده از ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار را بهتر می کند و کمک بسیاری به پیشرفتتان خواهد کرد. در قسمت های بعدی مقاله در این مورد به تفصیل می پردازیم.

 

[message_box text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: آینده پژوهی چیست [/ux_text] [/message_box]

 

چگونه برای کسب و کار خود سیستم سازی کنیم؟

برای سیستم سازی در کسب و کار باید مراحل و فرآیندهایی را طی کنید. این مراحل را به صورت یک لیست به شما ارائه خواهیم کرد تا بتوانید نوعی چک لیست سیستم سازی در اختیار داشته باشید و در زمان اجرای این کار، به راحتی از آن استفاده کنید.

1. استفاده و بهره مندی از اطلاعات، دانش و تجربیات کارمندان
2. پیدا کردن فرآیندهای موجود در روند کسب و کار
3. تعیین ابتدا و انتهای هر فرآیند و مشخص بودن خروجی آن
4. شناسایی نیازها و سلیقه ی مشتریان و حذف کردن اموراتی که تاثیری بر نیاز و خوشنودی مشتری ندارد
5. انتخاب مسئول برای هر یک از فرآیندها
6. تهیه ی یک الگوی کامل از مراحل قبلی (با انجام این کار درک کاملی از وضعیت فعلی و کارهایی که باید انجام دهید، پیدا خواهید کرد)
7. نظرسنجی درباره سیستم طراحی شده از کارمندان (کسب حداکثر رضایت و انجام اصلاحات در صورت نیاز)
8. ارائه ی آموزش های لازم به تیم جهت عملکرد هرجه بهتر سیستم
9. آرمانگرایی را دور بیاندازید! یک سیستم اصولی طراحی کنید و کم کم به رشد و توسعه ی آن بپردازید.

[message_box text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید:  جامع ترین دوره آموزش سیستم سازی کسب و کار در ۸ ساعت [/ux_text] [/message_box]

 

ابزارهای موردنیاز برای سیستم سازی کسب و کار

مهم ترین مساله در سیستم سازی کسب و کار، شناسایی فرآیندها و پیاده سازی صحیح آنها می باشد اما نمی توان نقش ابزارها را نادیده گرفت، چرا که در مراحل اجرایی شاید نیاز به تهیه تجهیزات جدید یا بهتر داشته باشید.

ممکن است بتوانید با استفاده از فکس آنلاین، پنل اس ام اس هوشمند، چت زنده و… کارها را سریع تر و راحت تر پیش ببرید. به طور مثال با استفاده از دفترکار مجازی می‌توانید از تماس‌های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند مشکل چه بوده است.

تجهیزات زیادی به صورت سخت‌افزار یا نرم‌افزار وجود دارد اما شما باید با توجه به نیازهای کسب و کار خود، ابزارهای مناسب را شناسایی و به بهترین نحو از آنها استفاده کنید. به روند کارها و فعالیت های سازمان خود توجه کنید و ببینید در کدام قسمت‌ها عدم وجود تجهیزات مناسب، کار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند.

امروزه موارد زیادی تحت عنوان نرم افزار سیستم سازی کسب و کار و یا کتاب سیستم سازی کسب و کار مشاهده می کنیم که هرکدام می توانند در نوع خود کمک بزرگی در این مسیر به شما کنند اما توجه داشته باشید که تسلط بر اصول سیستم سازی و کسب دانش و تجربه در این راه، از هر مورد دیگری مهم تر می باشد.

شما عزیزان می توانید با شرکت در دوره های سیستم سازی کسب و کار گروه آموزشی ارشیا دکامی، توانمندی و دانش خود در این حوزه را به بالاترین سطح ممکن برسانید.

 

[message_box bg_color=”rgb(247, 226, 254)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(81, 77, 80)”]

[button text=”کسب اطلاعات بیشتر در مورد کارگاه آموزشی” link=”https://www.newsite.dekami.com/product/%da%a9%d8%a7%d8%b1%da%af%d8%a7%d9%87-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%db%8c-%da%a9%d8%b3%d8%a8-%d9%88-%da%a9%d8%a7%d8%b1/”]

[/ux_text]

[/message_box]