معرفی شغل مدیر تدارکات (وظایف، نیازمندی ها، حقوق و…)

مدیر تدارکات نه انباردار است و نه مسئول خرید سازمان. مدیریت خرید و تدارکات موقعیت شغلی منحصر به فردی است که تنها در برخی از سازمان‌های خاص وجود دارد، به همین دلیل یکی از ناشناخته‌ترین حوزه‌های مدیریتی محسوب می‌شود. این موقعیت شغلی هم با انبارداری و هم با مسئولان خرید، ارتباط نزدیکی دارد، اما شرح وظایفش با آن‌ها متفاوت است.

در این مقاله بررسی می‌کنیم مدیر تدارکات کیست و چه وظایفی دارد. اگر هنوز نمی‌دانید مجموعه شما به چنین پوزیشنی نیاز دارد یا خیر، بعد از مطالعه این مقاله می‌توانید درباره آن تصمیم‌گیری کنید. همچنین یاد می‌گیرید که اگر به چنین پوزیشنی در سازمانتان نیاز داشتید، چطور باید شرح شغل مناسبی برای آن بنویسید.

 

مدیر تدارکات چیست؟

بیایید با ذکر یک مثال این موقعیت شغلی را توضیح بدهیم. مدیر تدارکات شبیه به لیدر در تورهای گردشگری است؛ اگر تجربه سفر با این تورها را داشته باشید، احتمالا متوجه این مثال می‌شوید. تصور کنید در یک تور کامل شرکت کرده‌اید، یعنی تور باید تمام خدمات مربوط به اقامت، خورد و خوراک و گردش را ارائه بدهد. شما هر آنچه که نیاز دارید را با تور لیدر در میان می‌گذارید. اگر نیاز شما در برنامه تور وجود داشته باشد، لیدر آن را برآورده می‌کند.

مدیر تدارکات هم چنین نقشی در سازمان دارد. او باید منابع و خدمات لازم را در اختیار اعضا و تیم‌های مختلف سازمان قرار دهد، به شرطی که نیاز آن‌ها در بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی‌های مربوط به منابع سازمان وجود داشته باشد. به عنوان مثال اگر قرار است تیم توسعه محصول یک شرکت نرم‌افزاری در هر ماه ۱۵۰ مادربورد مصرف کند، مدیر تدارکات این تعداد را تأمین می‌کند و در اختیارشان قرار می‌دهد. اما برای ارائه ۱۵۱مین مادر بورد به تیم توسعه محصول، باید هماهنگی‌های لازم را با مدیریت کل سازمان انجام بدهد.

 

 

شرح وظایف این موقعیت شغلی هم مانند هر پوزیشن دیگری با توجه به نیازهای سازمان تعیین می‌شود. اما در ادامه به مهم‌ترین کارهایی که در لیست شرح وظایف مدیر تدارکات (که یکی از انواع مدیریت می باشد) در مجموعه‌های مختلف قرار می‌گیرد، اشاره می‌کنیم.

 

• نظارت بر کارکنان بخش تدارکات
• اجرای سیاست‌های خرید و تأمین شرکت
• عقد قراردادهای مربوط به تأمین مواد اولیه و منابع مورد نیاز سازمان
• نظارت بر عملکرد تأمین‌کنندگان و تعهد آن‌ها به مفاد قرارداد
• بررسی قیمت مواد اولیه و تحقیق برای خرید منابع با بهترین قیمت و بالاترین کیفیت از بهترین تأمین‌کننده
• بررسی مداوم بازار و همکاری با تأمین‌کنندگانی که بهترین شرایط را به سازمان‌ ارائه می‌دهند
• همکاری با انبار برای تأمین موجودی قبل از اتمام کامل منابع
• همکاری با بخش حسابداری برای پرداخت به موقع هزینه‌ منابع خریداری شده
• نظارت و بررسی فاکتورهای خرید
• بررسی منابع مورد نیاز برای واحدهای مختلف سازمان و تأمین این نیازها با هماهنگی بخش مدیریت
• شرکت در رویدادهای مرتبط مثل مناقصات و مزایده‌ها
• تهیه گزارش‌های لازم از منابع خریداری شده و بودجه صرف شده و ارائه گزارش به مدیرهای بالارده سازمانی
• تلاش برای اتوماسیون زنجیره تأمین سازمان
• ارائه پیشنهاد برای کاهش هزینه‌ها و افزایش بازدهی منابع
• مدیریت ریسک و پیش‌بینی بحران‌های احتمالی بر اساس وضعیت بازار و منابع
• مدیریت هزینه‌ها و صرفه‌جویی حداکثری در منابع

 

 

مهارت‌های مورد نیاز برای مدیر تدارکات

به طور کلی، هر موقعیت شغلی مدیریتی به مهارت‌های مدیریتی نیاز دارد. مدیران ارشد به سطح بالاتری از این مهارت‌ها نیاز دارند، اما مدیران میانی هم باید در هدایت و رهبری تیم‌های کوچک مهارت داشته باشند. برای درک بهتر تفاوت بین مدیران ارشد و مدیران میانی، نیاز است تا سطوح مدیریتی را به خوبی بدانید. مدیر تدارکات، علاوه بر مهارت‌های مدیریتی باید توانمندی‌هایی که در ادامه توضیح می‌دهیم را هم داشته باشد.

 

• او باید بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن نیازهای واحدهای مختلف سازمان را برآورده کند.
• قدرت پیش‌بینی منابع مورد نیاز بخش‌های مختلف سازمان و تأمین زودهنگام آن‌ها، فرایند کار را سریع‌تر می‌کند.
• با وجود اینکه مدیر تدارکات بودجه‌بندی آماده‌ای از مقامات بالاتر سازمان دریافت می‌کند، اما اگر خودش هم مهارت بودجه‌بندی داشته باشد، بهتر می‌تواند هزینه‌های سازمان را مدیریت کند.
• فردی که در این پوزیشن کار می‌کند باید قدرت تحلیل بالایی داشته باشد تا بتواند محصولات تأمین‌کنندگان مختلف را با یکدیگر مقایسه کند و در نهایت منابع مورد نیاز سازمان را با بهترین قیمت و بالاترین کیفیت بخرد.
• مدیر تدارکات باید مهارت مذاکره داشته باشد تا بتواند تأمین‌کنندگان را پای عقد قرارداد بنشاند و با آن‌ها قراردادی ببنندد که به سود طرفین باشد.
• افرادی که مهارت شبکه‌سازی دارند و می‌توانند ارتباطات سودمندی با دیگران برقرار کنند، همیشه دوستی دارند که می‌تواند به آن‌ها کمک کند. این یک مزیت مهم برای مدیر بخش تدارکات محسوب می‌شود.
• در صورتی که سازمان از نرم‌افزارهای مخصوص برای مدیریت زنجیره تأمین خود استفاده کند، تسلط و توانایی کار با این نرم‌افزارها هم جزو مهارت‌های مورد نیاز برای مدیر تدارکات محسوب می‌شود.

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

مدیرهای تدارکات باید ترکیبی از مهارت‌های حسابداری، تجارت، بازاریابی، مذاکره و مدیریت کسب و کار را داشته باشند. [/ux_text] [/message_box]

 

 

کدام سازمان‌ها به مدیر خرید و تدارکات نیاز دارند؟

مدیران تدارکات معمولا در سازمان‌های بزرگ فعالیت می‌کنند. این سازمان‌ها بخشی از زنجیره تأمین هستند، آن‌ها معمولا مواد اولیه را از یک تأمین‌کننده دریافت می‌کنند، فرایندهای مربوط به کارشان را انجام می‌دهند و در نهایت آن را به بازار یا صنایع وابسته دیگر می‌فرستند. این مجموعه‌ها برای تأمین منابع و مواد اولیه مورد نیازشان، به مدیر تدارکات نیاز دارند.

 

 

شرکت‌های بازرگانی دومین گروه از کسب و کارهایی هستند که باید مدیریت خرید و تدارکات را در چارت سازمانشان تعریف کنند. این مجموعه‌ها در دو حالت کار می‌کنند؛ یا محصولات مورد نیاز مشتریان را انبار می‌کنند و بعد از ثبت سفارش برای آن‌ها ارسال می‌کنند، یا ابتدا سفارش مشتری را می‌گیرند و بعد از آن محصول مورد نظر را تأمین می‌کنند. در هر دو فرایند، مدیر تدارکات نقش مهمی در رسیدن به موقع کالاها به دست مشتریان ایفا می‌کند.

بعضی از سازمان‌ها و اداره‌های دولتی هم به مدیریت تدارکات نیاز دارند. البته این موقعیت شغلی در چنین سازمان‌هایی منحصر به فرد است؛ به همین دلیل مدیران ارشد ارگان‌های دولتی شرح شغل مختص به مجموعه خودشان را برای این پوزیشن تعریف می‌کنند.

 

 

چطور مدیر تدارکات شویم؟

همانطور که پیش از این گفتیم، مدیریت بخش خرید و تدارکات یک موقعیت شغلی منحصر به فرد است. معمولا سازمان‌ها، کارمند فعال در این موقعیت را از افرادی که چند سال در بخش تدارکاتشان فعالیت کرده‌اند، انتخاب می‌کنند. پس کسب تجربه در این زمینه اهمیت بسیاری دارد.
در ادامه فرایند کلی تبدیل شدن به یک مدیر تدارکات را توضیح می‌دهیم.

• ابتدا حداقل مدرک تحصیلی لیسانس بگیرید تا مشکلی برای استخدام شدن در سازمان‌های بزرگ نداشته باشید؛ رشته‌های مدیریتی، اقتصاد، تجارت و رشته‌های مرتبط با حوزه کاری سازمان مورد نظر، بهترین رشته‌ها برای این شغل هستند.
• بعد از استخدام در سازمان، سر تا پا چشم و گوش شوید و یاد بگیرید. از کوچک‌ترین نکات غافل نشوید و تا جایی که می‌توانید تجربه کسب کنید.
• اگر در کنار یک مدیر تدارکات حرفه‌ای کار کنید، بهترین فرصت برای یادگیری به دست می‌آورید. او را به عنوان استاد خود در نظر بگیرید و تاجایی که می‌توانید شاگردی کنید!
• توانمندی‌هایتان را به مدیران بالارده سازمانی نشان بدهید. علاوه بر مهارت‌های مرتبط با بخش تدارکات، روی رفتار خوب و تعهد به فرهنگ سازمانی هم تمرکز داشته باشید.
• به دنبال فرصت باشید و به محض اینکه شانسی برای فعالیت به عنوان مدیر تدارکات پیدا کردید، از آن استفاده کنید.

 

توجه داشته باشید مدیر تولید، مقام بالاتر سرپرست تولید در سازمان محسوب می‌شود. هر دوی این افراد باید روی عملکرد بهینه خط تولید تمرکز کنند. تفاوت های شرح وظایف هر دو در مقاله ای دیگر به تفصیل توضیح داده شده است.

 

بازار کار و درآمد مدیر تدارکات در ایران

کارمندهای بخش تدارکات معمولا با توجه به ساعات کاری خود و مطابق با قانون کار حقوق می‌گیرند. اما دستمزد مدیر تدارکات تا حد زیادی بالاتر از حقوق پایه قانون کار است، به خصوص اگر در یک سازمان بزرگ فعالیت کنند و سابقه خوبی هم داشته باشند. به طور کلی، نیروهای حرفه‌ای همیشه در بهترین مجموعه‌ها استخدام می‌شوند و می‌توانند بالاترین حقوق‌ها را داشته باشند.

 

بازار کار مدیریت تدارکات در ایران به اندازه سایر مشاغل مدیریتی گسترده نیست. اما به یاد داشته باشید کسی که به این حوزه علاقه داشته باشد و مهارت و دانش کسب کند، می‌تواند جای خود را در همین بازار محدود و منحصر به فرد هم پیدا کند.

 

چالش‌های شغلی مدیریت تدارکات

مدیریت خرید و تدارکات در بسیاری از موارد، یک موقعیت شغلی آرام است که در محیط داخلی سازمان انجام می‌شود. اما چالش‌های این شغل هنگام مذاکره با بازاریان و پیدا کردن تأمین‌کننده شروع می‌شود. در ادامه به چند مورد از این چالش‌ها اشاره می‌کنیم.

 

• ممکن است لازم باشد بازار شهرها یا حتی کشورهای دیگر را هم برای تأمین منابع مورد نیازتان بررسی کنید و مجبور شوید به سفر بروید.
• گاهی اوقات مذاکره با تأمین‌کنندگان پیچیده و زمان‌بر می‌شود، به خصوص زمانی که نتوانید با آن‌ها به توافق برسید و مدیران ارشد هم اجازه کوتاه آمدن از شرایط تعیین شده را به شما نداده باشند.
• اگر بودجه‌ای که سازمان در اختیارتان قرار داده‌، کم‌تر از هزینه‌ای باشد که برای تأمین منابع نیاز دارید، مجبور می‌شوید زمان زیادی در بازار بگردید تا بتوانید محصولات متناسب با بودجه خود بخرید.
• در صورت بروز مشکل در منابع و محصولات خریداری شده، اولین کسی که باید پاسخگو باشد شما خواهید بود.
• گاهی اوقات تعداد تأمین‌کنندگانی که می‌توانند منابع مورد نیاز را در اختیارتان قرار بدهند، آنقدر زیاد است که انتخاب از میان آن‌ها به یک چالش جدی تبدیل می‌شود.

 

کلام آخر؛ مدیر تدارکات یک موقعیت شغلی جذاب و منحصر به فرد است

مدیریت خرید و تدارکات یکی از مهم‌ترین موقعیت‌های شغلی در سازمان‌هایی است که به مواد اولیه نیاز دارند و باید منابع مورد نیازشان را از بازار بخرند. این افراد باید بتوانند با بازاری‌ها به زبان بازاری صحبت کنند و با مدیران به زبان مدیریتی! گاهی اوقات ایجاد تعادل بین این دو قشر، به کاری چالش برانگیز تبدیل می‌شود. اگر تجربه مدیریت تدارکات را دارید یا چنین موقعیت شغلی در سازمانتان تعریف کرده‌اید، تجربه‌هایتان را با ما و سایر مخاطبان به اشتراک بگذارید.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(247, 226, 254)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(81, 77, 80)”]

اگر می خواهید به صورت حرفه ای تیم سازی کنید و تیم با انگیزه ای داشته باشید، سیستم کنترلی اصولی طراحی کنید و عملکرد کارمندانتان را ارزیابی کنید، بهترین ها را در سازمانتان استخدام کنید و … می‌توانید در « دوره آنلاین مدیریت » ثبت نام کنید.

[/ux_text]

[button text=”دوره آنلاین مدیریت” link=”https://www.newsite.dekami.com/%d8%af%d9%88%d8%b1%d9%87-%da%a9%d8%a7%d9%85%d9%84-%d9%85%d9%87%d8%a7%d8%b1%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%b6%d8%b1%d9%88%d8%b1%db%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%af%d8%b1-%d8%a7%db%8c%d8%b1/” target=”_blank”] [/message_box]