چگونه نمونه چارت سازمانی مناسب طراحی کنیم؟

نمونه چارت سازمانی برای هر کسب و کاری اهمیت بسیاری دارد. برخی از مدیران اشتباه بزرگی مرتکب می‌شوند. آن‌ها می‌گویند که می‌توانند در ذهنشان ساختاری برای سازمان در نظر داشته باشند. زمانی هم که شکست می‌خورند، متوجه نمی‌شوند که به دلیل نداشتن چارت سازمانی مناسب دچار مشکل شده‌اند.

بگذارید اهمیت وجود نمونه چارت سازمانی را با ذکر یک مثال مشخص کنیم. تصور کنید مهندسی قصد ساخت ساختمان را دارد. او می‌گوید ساختمان سه طبقه‌ای می‌سازم که هر طبقه دو اتاق خواب، یک آشپزخانه و یک هال داشته باشد. این نقشه ساختمان من است. تقریبا غیر ممکن است که دو نفر با شنیدن این صحبت مهندس، نقشه‌ای یکسان در ذهنشان تداعی شود! چارت سازمانی نیز دقیقا مانند نقشه ساختمان برای سازمان به شمار می‌رود و ساختار آن را به صورت دقیق مشخص می‌کند.

 در این مقاله ابتدا مشخص می‌کنیم که چارت سازمانی چیست و سپس به صورت کاربردی کشیدن چارت را آموزش خواهیم داد و نمونه ساختار سازمانی هم معرفی می‌کنیم. در پایان این مقاله می‌توانید صفر تا صد کشیدن چارت سازمانی را انجام دهید و از آن برای مدیریت سازمان خود استفاده کنید.

 

 

چارت سازمانی چیست؟

نمونه چارت سازمانی معمولا به شکل نمودارهای درختی، دایره‌ای یا شبکه‌ای کشیده می‌شود. البته برای کشیدن این نمودار به اطلاعات مختلفی نیاز داریم. به همین دلیل برخی از افراد نمی‌دانند چارت سازمانی چیست و دقیقا کدام یک از این نمودارهاست.

 

 

در نمونه چارت سازمانی شما جایگاه‌های شغلی و نام کارمندان را مشخص می‌کنید. در این نمودار همچنین روابط کاری و سلسله مراتب‌های سازمانی مشخص می‌شود. در واقع این نمودار ساختار کلی سازمان شما را نشان می‌دهد. برای اینکه دقیق‌تر درک کنید چارت سازمانی چیست، به ویژگی‌هایی که در ادامه بیان کرده‌ایم، توجه کنید.

• در چارت سازمانی موقعیت‌های شغلی به ترتیب سلسله مراتب چیده می‌شوند.
• در این چارت کارمندانی که در هر پوزیشن فعالیت می‌کنند نیز مشخص هستند.
• ارتباط بین کارمندان در چارت سازمانی با توجه به سلسله مراتب مشخص می‌شود. بنابراین یک کارمند با دیدن این چارت می‌تواند تشخیص دهد که باید با سرپرست بخش خود در ارتباط باشد و نباید مستقیما برای حل مشکلات به سراغ مدیرعامل سازمان برود.

پس برای اینکه به سوال چارت سازمانی چیست، پاسخ داده باشیم، باید بگوییم نموداری است گرافیکی که اختیارها و ارتباطات اعضای یک مجموعه را با توجه به سلسله مراتب مشخص می‌کند.

اهمیت طراحی چارت سازمانی شرکت

در ابتدای متن مثالی درباره نقشه ساختمان ارائه دادیم که تا حدودی اهمیت طراحی چارت سازمانی شرکت را مشخص کرد. اما در این بخش همه مزیت‌های طراحی چارت سازمانی را مشخص کرده‌ایم.

1- مدیریت منابع انسانی به شکل صحیح

شاید در سازمان‌های کوچکی که کم‌تر از ۲۰ کارمند دارند، بتوان نیروی انسانی را مدیریت کرد. اما کسب و کارها رشد می‌کنند و ممکن است به جایی برسند که بیش از چند هزار کارمند داشته باشند. در این صورت نه تنها داشتن نمونه ارت سازمانی واجب است، بلکه باید به شکل حرفه‌ای و با استفاده از نرم افزارهای مناسب طراحی شود.

البته طراحی چارت سازمانی شرکت برای مجموعه‌های کوچک هم کمک می‌کند همه چیز از همان ابتدا به صورت اصولی پیش برود. بنابراین هر کسب و کاری در هر اندازه‌ای به یک چارت سازمانی نیاز دارد.

 

 

در دو سال اخیر و پاندمی کرونا بسیاری از نیروها به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. عدم حضور آن‌ها در شرکت ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی در مدیریت نیروها شود. طراحی چارت سازمانی به شما کمک می‌کند که بدانید دقیقا چه تعداد کارمند دارید، هر کدام چه نقشی دارند و سرپرست آن‌ها کیست. در رابطه با مدیریت منابع انسانی در دوران کرونا اینجا بیشتر بخوانید.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: عوامل موثر در موفقیت کار تیمی [/ux_text] [/message_box]

 

 

2- ایجاد نظم در سازمان

همانطور که گفتیم طراحی چارت سازمانی باعث می‌شود همه اعضای مجموعه با سلسله مراتب در سازمان شما آشنا باشند. بنابراین کارمندان متوجه ارتباطات کاری خود می‌شوند. به عنوان مثال یک کارمند می‌داند که باید گزارش روزانه را به سرپرست بخش خود بدهد و نیازی نیست به سراغ مدیرعامل یا مدیر اجرایی سازمان برود. پس به کمک نمونه چارت سازمانی می‌توان دپارتمان‌های مختلف را در یک کسب و کار بزرگ مشخص و همه چیز را به صورت کنترل شده مدیریت کرد.

نظمی که به کمک طراحی چارت سازمانی ایجاد می‌شود، مزیت‌هایی که در ادامه بیان می‌کنیم را به دنبال دارد.

• هرگونه برنامه ریزی برای کارمندان ساده‌تر است. چرا که مدیر به کمک نمونه چارت سازمانی در یک لحظه کل سازمان را از نظر می‌گذراند و می‌تواند برای آن‌ها برنامه مناسبی داشته باشد.
• ارتباطات کاری کاملا منظم هستند. مثلا مسئول حسابداری انتظار ندارد که یک کارمند به صورت ناگهانی برای افزایش حقوق به او مراجعه کند.
• نظم باعث افزایش بازدهی کارمندان و مانع گیج شدن آن‌ها در سازمان می‌شود.
• یک سازمان نظام‌مند رضایت شغلی کارمندان را افزایش می‌دهد.

 

 

اهمیت طراحی چارت سازمانی برای نیروهای جدید

شاید یک کارمند قدیمی بدون نمونه چارت سازمانی هم بداند که باید با چه افرادی در ارتباط باشد و از چه کسی دستور بگیرد. اما افراد تازه وارد این موضوع را نمی‌دانند. از طرفی این موضوع تا اندازه‌ای برای کارمندان قدیمی بدیهی است که در بسیاری از موارد فراموش می‌کنند آن را به تازه واردان آموزش دهند.

 

 

طراحی چارت سازمانی شرکت به تازه واردان کمک می‌کند موقعیت خود در شرکت را تشخیص دهند و بدانند چه اختیاراتی دارند و با چه کسانی در ارتباط هستند.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید:  تازه واردان به سازمان و نحوه برخورد با آن ها [/ux_text] [/message_box]

 

 

تاثیر طراحی چارت سازمانی در مدیریت حجم کاری

طراحی چارت سازمانی شرکت و شرح وظایف، می‌تواند بار کاری کارمندان را نیز مشخص کند. ممکن است در سازمان وظایف مختلفی بر عهده یک کارمند مشخص گذاشته شود. افراد زیادی با او در ارتباط باشند و کارهای زیادی را به او محول کنند. به نوعی این شخص یک رابط بین قسمت‌های مختلف است.

بدون طراحی چارت سازمانی و شرح شغل نمی‌توان متوجه بار کاری زیاد این کارمند شد. حجم کار ممکن است به اندازه‌ای باشد که نیاز به تشکیل یک دپارتمان مجزا در سازمان احساس شود. حال اگر تنها یک فرد کار یک دپارتمان را انجام دهد و مدیر عامل متوجه این موضوع نباشد، رفته رفته بازدهی کارمند پایین می‌آید. از طرفی چون نقش کلیدی در سازمان ایفا می‌کند، بعد از مدتی بازدهی سازمان به طور کلی افت خواهد کرد. اما با داشتن چارت سازمانی مدیران می‌توان از این مشکلات جلوگیری نمود.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]                                                                                          
بدون استفاده از نمونه چارت سازمانی نمی‌توان تشخیص داد چه کسی باعث ایجاد مشکل در سازمان شده است.

[/ux_text] [/message_box]

 

 

اصول طراحی چارت سازمانی که حتما باید بدانید

اصول طراحی چارت سازمانی چیزی است که پیش از شروع انجام کار به آن نیاز دارید. این اصول به نوعی پیش نیازی برای ایجاد یک چارت سازمانی مناسب هستند. نمونه چارت سازمانی انواع مختلفی دارد و می‌تواند اطلاعات گوناگونی را در بر بگیرد. به همین دلیل برای طراحی آن لازم است دیتاهایی درباره محیط کار خود داشته باشید.

 

 

اصول رسم چارت سازمانی عبارتند از؛

1. شناخت همه ابعاد یک کسب و کار: یکی از مهم‌ترین اصول طراحی چارت سازمانی این است که شما ابعاد مختلف سازمان خود مانند منابع انسانی، پروژه‌ها، ظرفیت‌ها، مشکلات، نیازها و … را بشناسید.
2. انتخاب نوع چارت سازمانی مناسب برای مجموعه شما. (در قسمت‌های بعدی انواع مختلف چارت سازمانی را بررسی کرده‌ایم.)
3. انتخاب روش مناسب برای طراحی چارت سازمانی. ابزارها و نرم افزارهای گوناگونی برای این روش وجود دارد که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم.
4. بازنگری و اصلاح توسط مدیر کل آخرین مورد از اصول طراحی چارت سازمانی است.
5. تدوین سایر فرم‌های مورد نیاز مانند شرح وظایف با توجه به نمونه چارت سازمانی.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: چگونه ساختار سازمانی پویا طراحی کنیم؟ [/ux_text] [/message_box]

 

 

انواع چارت سازمانی برای کسب و کارهای مختلف

جالب است بدانید که روش‌های مختلفی برای تدوین نمونه چارت سازمانی وجود دارد. متداول‌ترین روش نمودار درختی است که در قسمت‌های قبلی درباره آن صحبت کردیم. به این نمودار، «چارت سلسله مراتبی» گفته می‌شود. در این بخش انواع مختلف چارت‌ها را معرفی کرده‌ایم.

 

1. چارت سلسله مراتبی

در رأس این نمودار مدیر عامل است. بعد از آن سرپرست‌های دپارتمان‌های مختلف که باید با مدیر در ارتباط باشند کشیده می‌شوند و با خطی به مدیر وصل می‌شوند. سطح پایین‌تر وارد دپارتمان‌های کاری می‌شود. در این بخش تمام اعضای دپارتمان مشخص می‌شوند و همه آن‌ها به سرپرست وصل خواهند شد. ممکن است کارمندی به عنوان زیر دست شخص دیگری کار کند. به عنوان مثال حسابدار زیر دست مدیر بخش حسابداری شرکت است.

مدیر بخش حسابداری از مدیر مالی مجموعه دستور می‌گیرد و مدیر مالی با مدیر عامل در ارتباط است. این سلسله مراتب چیزی است که در این نمونه چارت سازمانی مشخص می‌شود.

سلسله مراتب سازمانی تنها روش برای کشیدن نمودارهای درختی در سازمان نیست. برخی از مدیران بر اساس تیم‌ها و اعضای هرکدام از آن‌ها نمودارهای درختی را می‌کشند و برخی دیگر بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب، ساختاری خطی از کل سازمان را در یک نمودار پیاده می‌کنند.

 

مزایا و معایب چارت سلسله مراتبی

 

مزایا	معایب
مشخص بودن روابط سازمانی	شلوغ شدن چارت در سازمان‌های بزرگ
سادگی	بوروکراسی زیاد و کاهش روابط بین فردی در سازمان
مشخص بودن سلسله مراتب سازمانی و تلاش کارمندان برای رسیدن به مراتب بالاتر	ایجاد دیدگاه وظیفه‌ای در هر پوزیشن شغلی
مشخص بودن مرز بین وظایف و اختیارات هر پوزیشن شغلی	پیچیدگی سلسله مراتب و کند شدن فرایندها در سازمان (اگر سلسله مراتب به درستی ایجاد شده باشد، این مشکل به‌ وجود نمی‌آید)
–	انعطاف پایین در برابر تغییرات
–	طولانی شدن ارتباطات عمودی در سازمان و قطع ارتباطات کارمندان با مدیران سازمان

 

 

2. نمودار وظایف

در این مورد از انواع چارت سازمانی، جایگاه شغلی افراد با توجه به وظایفشان تعیین می‌شود. با توجه به این وظایف نیز سلسله مراتب را می‌چینیم. در این بخش شخصی که توانایی مدیریت داشته باشد، به عنوان مدیر دپارتمان در نظر گرفته نمی‌شود. بلکه شخصی که در همان حوزه کاری متخصص است، مدیر یک دپارتمان خواهد بود و با نام مدیر عملیاتی شناخته می‌شود. هر مدیر عمیاتی سرپرستی کارمندانی که وظایف مشترکی دارند را بر عهده می‌گیرد.

 

مزایا و معایب نمودار وظایف

 

مزایا	معایب
امکان سپردن هر کار به فرد متخصص در همان زمینه	ایجاد محدودیت در روابط بین فردی در سازمان
ارتقای عملکرد کارکنان	کاهش خلاقیت سازمانی و حدود شدن افراد به جایگاه شغلی خودشان

 

3. چارت پروژه

 

انواع چارت سازمانی ممکن است تفاوت‌های بسیاری باهم داشته باشند. به عنوان مثال در چارت پروژه‌ای، هیچ دپارتمانی وجود ندارد. در واقع افراد در مسیر انجام دادن پروژه‌ها فعالیت می‌کنند. مدیر پروژه نقش اصلی این نمونه چارت سازمانی را ایفا می‌کند. هر پروژه به یک چارت منحصر به فرد نیاز دارد که بعد از به پایان رسیدن آن این چارت باطل خواهد شد.

 

مزایا و معایب چارت پروژه

 

مزایا	معایب
امکان حضور اعضای سازمان در پروژه‌های مختلف و تنوع شغلی	کاهش امنیت شغلی در سازمان (کارکنان تصور می‌کنند بعد از پایان این پروژه شغل دیگری برایشان وجود ندارد و باید از سازمان خارج شوند)
افزایش تجربه کارکنان	افزایش بیش از حد اختیار مدیر پروژه و دور شدن مدیرعامل از روند اجرایی پروژه
امکان برنامه‌ریزی برای هر پروژه به صورت مجزا	احتمال تخصیص نابرابر نیروی انسانی به پروژه‌هایی که به صورت موازی در حال اجرا هستند
مدیریت ساده‌تر و مشخص بودن جایگاه‌های افراد در پروژه برای مدیر	مدت‌دار بودن چارت و نیاز به طراحی نمودار جدید برای هر پروژه

 

 

 

4. نمودار ماتریسی

 

اگر انواع چارت سازمانی وظایف و پروژه‌ای را باهم ترکیب کنیم، یک چارت ماتریسی خواهیم داشت. در این روش همه اعضای سازمان به ترتیب سلسله مراتب چیده می‌شوند. مدیرانی که منابع انسانی و دپارتمان‌ها را مدیریت می‌کنند، در رأس ستون‌های ماتریس قرار می‌گیرند. مدیران پروژه نیز در رأس سطرهای ماتریس قرار دارند. البته این نمونه چارت سازمانی به شدت پیچیده است. به همین دلیل توصیه می‌شود به جای آن از انواع چارت سازمانی پروژه‌ای و وظایف استفاده کنید، اگر می‌خواهید در رابطه با جدول ماتریس swot نیز بخوانید، کلیک کنید.

مزایا و معایب چارت ماتریسی

 

مزایا	معایب
ارتباطات افقی گسترده در سازمان	ممکن است کارمندان مجبور شوند با بیش از یک مدیر کارکنند و به این خاطر سردرگم می‌شوند.
امکان کار با تعداد محدود نیروی انسانی	پیچیدگی چارت سازمانی
پویایی سیستم مدیریتی پروژه‌ها و نیروی انسانی	نیاز به تخصص بالا برای کار با این سیستم پیچیده
افزایش خلاقیت سازمانی	نامشخص بودن نقش‌ها و شرح وظایف هر نقش در چارت
ارتباطات افقی گسترده و به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین تیم‌ها	چالش‌ در هماهنگ‌سازی بین اعضای تیم

 

 

 

5. چارت سازمانی مسطح

اگر احساس می‌کنید در سازمان شما سلسله مراتب اهمیتی ندارد و سایر انواع چارت سازمانی پیچیده هستند، می‌توانید از نمودار مسطح استفاده کنید. در این نمودارها کارکنان نیازی به گزارش دادن به شخص دیگری ندارند و خودشان برنامه‌های کاری‌شان را مدیریت می‌کنند. 

چنین چارتی تنها برای سازمان‌های کوچک‌تر کاربرد دارد، زیرا پوزیشن‌ تمام مدیرهای میانی را حذف می‌کند. در چارت مسطح مدیر در رأس سازمان قرار می‌گیرد، هر بخش سازمان یک سرپرست دارد و کارمندان هم در سومین سطح نمودار قرار می‌گیرند. در این چارت سازمانی کارمندان اختیار بالایی دارند. می‌توان گفت مسئولیت‌ها و وظایف مدیران میانی بین مدیر عامل، سرپرست‌ها و کارمندان تقسیم می‌شود.

 

 

مزایا و معایب چارت مسطح

 

مزایا	معایب
سادگی	غیرقابل استفاده برای سازمان‌های بزرگ یا شرکت‌های در حال رشد
امکان برقراری ارتباط بین سطوح مختلف بخاطر سلسله مراتب محدود	خودمختاری کارمندانی که اصول استقلال در سازمان را نمی‌شناسند و ممکن است از دستورات مدیر و سرپرستان پیروی نکنند.
انعطاف‌پذیری	سردرگمی کارکنان بخاطر کم بودن تعداد سرپرست‌ها در سازمان
استقلال کارمندان در سازمان	از بین رفتن انگیزه کارکنان برای تلاش بیشتر و رسیدن به جایگاه‌های بالاتر در سازمان
افزایش خلاقیت سازمانی	–

 

 

 

6. چارت سازمانی شبکه‌ای

 

در این نمونه چارت سازمانی روابط به راحتی مشخص می‌شوند. در این مدل از انواع چارت سازمانی سلسله مراتب به اندازه نمودارهای درختی مهم نیست. در نمودار شبکه‌ای سمت‌های شغلی با دایره‌هایی مشخص می‌شود. سپس دایره افرادی که  باید با یکدیگر ارتباط داشته باشند، با یک خط به هم متصل می‌شوند. کشیدن این نمودار به شکل منظم، همه چیز را درباره ساختار منابع انسانی سازمان شما مشخص می‌کند. اما ارتباطی به پروژه ندارد.

 

مزایا و معایب چارت شبکه‌ای

 

مزایا	معایب
انعطاف بالا	پیچیدگی به خصوص در سازمان‌هایی که تعداد موقعیت‌های شغلی زیاد است
ساده‌سازی فرایند تصمیم‌گیریدر سازمان برای مدیران	احتمال رخ دادن اتفاقات غیرقابل پیشبینی در سازمان
–	پیچیدگی روابط در سازمان
–	از بین رفتن محرمانگی اطلاعات در سازمان
–	کاهش قدرت کنترل مدیران در سازمان

 

7. نمودار دایره‌ای

 

در این مدل از انواع چارت سازمانی، سلسله مراتب به صورت یک دایره مشخص می‌شوند و می‌توان آن را مانند یک چرخ در نظر گرفت. هسته مرکزی سازمان (مدیر عامل) در مرکز دایره قرار می‌گیرد. در لایه بعدی مدیران ارشد یا سرپرستان قرار دارند. در لایه‌های بعدی نیز یک به یک سمت‌های شغلی مختلف به ترتیب کشیده می‌شوند. در این نمودار کل سازمان به عنوان یک دایره در نظر گرفته می‌شود و هر دپارتمان تکه‌ای از یک کل منسجم است.

مزایا و معایب چارت دایره‌ای

 

مزایا	معایب
امکان پیدا کردن ریشه مشکلات و حل آن‌ها	چالش در پیدا کردن سلسله مراتب، به خصوص برای کارمندان تازه وارد.
مشخص بودن روابط سازمانی	محدودیت روابط عمودی در سازمان

 

 

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”0″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

ممکن است برای چیدن سیستم و استراتژی در یک سازمان به چند نمونه چارت سازمانی در انواع مختلف نیاز داشته باشیم.

[/ux_text] [/message_box]

 

 

چه کسی باید نمونه چارت سازمانی را طراحی کند؟

همانطور که در قسمت قبل خواندید چارت‌های سازمانی انواع مختلفی دارند. این موضوع باعث می‌شود که تشخیص نمونه چارت سازمانی مناسب برای یک شرکت چالش برانگیز شود. طراحی نمونه چارت سازمانی را می‌توان به سه گروه در یک سازمان سپرد.

• هیئت مدیره یا مدیر عامل
• مدیر منابع انسانی
• مدیر هر بخش نیز می‌تواند چارت سازمانی مربوط به دپارتمان خود را طراحی کند. سپس به کمک مدیر عامل یا مدیر منابع انسانی می‌توان نمونه چارت سازمانی دپارتمان‌های مختلف را باهم ترکیب کرد و یک چارت جامع تشکیل داد. البته این روش همیشه کاربردی نیست.

 

 

دانلود چارت سازمانی برای شرکت

همانطور که می‌دانید هر سازمان سمت‌های شغلی منحصر به فردی دارد. بنابراین نمی‌توان یک چارت منحصر به فرد به عنوان نمونه برای تمام سازمان‌ها کشید. شما روی کاغذ یا با استفاده از ابزارهای مختلف می‌توانید نمونه چارت سازمانی طراحی کنید. اما برای دانلود چارت سازمانی به عنوان نمونه و برای استفاده به عنوان راهنما می‌توانید از فایلی که در قسمت بعدی قرار داده‌ایم استفاده کنید.

 

 

 

روش‌های مختلف برای تایپ چارت سازمانی

روش‌های مختلفی برای تایپ چارت سازمانی وجود دارد. نرم افزارها، فرم‌های چاپ شده و… از جمله مواردی هستند که می‌توانید برای طراحی نمونه چارت سازمانی از آن استفاده کنید. اما بهتر است پیش از اینکه برای تایپ چارت سازمانی اقدام کنید، آن را به صورت دستی روی کاغذ بکشید.

 

 

تا اینجای کار با اصول طراحی چارت سازمانی آشنا شدید و انواع آن‌ها را شناختید. پس می‌دانید که ابتدا باید اطلاعات مورد نیاز درباره سازمان و نیروهای آن را بدست آورید و سپس نوع چارت مناسب برای سازمان خود را انتخاب کنید. ترسیم و تایپ انواع چارت سازمانی به کمک نرم افزارها امکان پذیر است. بنابراین بعد از طراحی اولیه نمونه چارت سازمانی می‌توانید به کمک نرم افزارها آن را تایپ کنید و در اختیار پرسنل شرکت قرار دهید.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: تعریف مدیریت استراتژیک  [/ux_text] [/message_box] 

 

 

معرفی ۳ نرم افزار رسم چارت سازمانی

نرم افزار ساخت چارت سازمانی هم قالب‌های آماده‌ای برای این کار دارد و هم امکان ایجاد چارت منحصر به فرد را برای شما فراهم می‌کند.

• １. طراحی چارت سازمانی با نرم افزار اکسل

شرکت آفیس بهترین ابزارها و نرم افزار طراحی چارت سازمانی را در اختیار ما قرار داده است. word، excel و powerpoint همگی دارای قابلیت ایجاد نمودار و شکل هستند. شما می‌توانید با توجه به نیاز خود چارت سازمانی را در هر یک از این نرم افزارها طراحی کنید. به عنوان مثال پاورپوینت یک نرم افزار طراحی چارت سازمانی و اسلاید است. بنابراین زمانی که می‌خواهید چارت را روی اسلایدها به کارمندان نشان دهید، می‌توانید از این نرم افزار استفاده کنید. اما برای پرینت گرفتن، طراحی چارت در ورد بهتر است.

 

 

لازم به ذکر است که نمونه چارت سازمانی طراحی شده در تمام برنامه‌های آفیس را می‌توان به یکدیگر انتقال داد. بنابراین نیازی نیست هر بار یک نمودار مجزا طراحی کنید.

 

• ２. نرم افزار طراحی چارت سازمانی visio

این نرم افزار نیز توسط شرکت مایکروسافت توسعه داده شده است. visio به صورت تخصصی برای طراحی چارت و رسم شکل‌ ایجاد شده است. این نرم افزار قالب‌های آماده طراحی نمودار برای کسب و کارها نیز دارد. بسیاری از مدیران تصور می‌کنند کار با نرم افزار طراحی چارت سازمانی بسیار سخت است. اما می‌توانید اطمینان داشته باشید بعد از چند ساعت تمرین و کشیدن چند نمونه چارت سازمانی ساده، کار با این نرم افزارها را یاد خواهید گرفت.

 

• ３. نرم افزار طراحی چارت Edraw  OrgCharting 

نرم افزارهای شرکت آفیس برای اهداف مختلف کاربرد دارند. اما Edraw  OrgCharting صرفا برای طراحی نمودارهای مربوط به کسب و کارها ایجاد شده است. این نرم افزار طراحی چارت سازمانی قالب‌های آماده نیز دارد. همچنین از آنجایی که به صورت انحصاری برای کسب و کارها طراحی شده، محیط کاربری ساده‌تری برای مدیران ایجاد کرده است.

 

نکاتی که هنگام کشیدن نمونه چارت سازمانی باید به آن توجه داشته باشید

1. بعد از مشخص شدن پوزیشن‌های شغلی مختلف، نام و تصور کارمندان را در کنار هر پوزیشن قرار دهید. با این کار مدیریت ساده‌تر خواهد شد؛ همچنین پوزیشن‌های خالی مشخص می‌شود و می‌توان برای آن‌ها نیروی جدید استخدام کرد. کارمندان جدید هم به کمک چارت می‌توانند با همکاران و روابط درون سازمانی آشنا شوند.
2. گروه‌های کاری، پروژه‌ها یا هر موردی که باید دسته‌بندی شود را با رنگ‌های مختلف مشخص کنید. حتما در کنار نمودار، راهنمای مطالعه آن را بنویسید و یادداشت کنید که هر رنگ به چه موضوعی اشاره دارد.
3. برای جذابیت بیشتر می‌توانید چارت‌های سازمانی را به صورت پویا یا سه بعدی طراحی کنید. مثلا اگر در یک پاورپوینت یا موشن گرافی، قسمت‌های مختلف یک به یک به نمودار اضافه شوند، درک آن برای کارمندان و مدیران ساده‌تر خواهد بود.
4. چارت سازمانی نموداری نیست که یک بار برای همیشه آن را بکشید و بتوانید از آن استفاده کنید. این نمودارها باید به صورت منظم بروزرسانی شوند؛ گاهی اوقات حتی لازم می‌شود روش کشیدن چارت را تغییر دهید.
5. چارت‌ها تمرکز شما را به سمت سلسله مراتب و روابط افقی در سازمان هدایت می‌کنند. این موضوع نباید باعث شود از روابط بین فردی و افقی داخل سازمان غافل شوید.
6. نمودارها بیشتر برای توضیح روابط خطی در محل کار مناسب هستند و روابط غیرخطی را توضیح نمی‌دهند.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(234, 234, 234)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(148, 32, 115)”]

حتما بخوانید: مدیریت زمان چیست [/ux_text] [/message_box]

 

 

کلام آخر؛ نمونه چارت سازمانی نقشه گنج شرکت شماست!

اگر در بایگانی شما قفسه‌ای برای چارت‌ها، فرم‌های استراتژی و برگه‌های برنامه ریزی وجود دارد، می‌توانید نام آن را «صندوق گنج» بگذارید. در واقع پیاده سازی ابعاد مختلف کسب و کار به صورت دو بعدی روی کاغذ به شکل بی‌نظیری به کسب و کار شما انسجام می‌بخشد. از طرفی هنگامی که شما مشغول طراحی نمونه چارت سازمانی و برگه‌های استراتژیک دیگر هستید، تمرکز بالاتری خواهید داشت.

 

 

به عنوان مثال تصور کنید می‌خواهید برای تشکیل یکی از دپارتمان‌ها، از کارمندان کمک بگیرید و برای این کار یک جلسه تشکیل می‌دهید. در این جلسه بحث‌های حاشیه‌ای وجود دارد، اختلاف نظرها بسیار زیاد است و تقریبا غیرممکن است که بتوانید در زمان کوتاهی یک نمودار ساده بکشید. اما زمانی که با یک چارت آماده وارد جلسه می‌شوید، همه چیز به شکل منسجم پیش می‌رود. سایر حاضرین در جلسه نیز نظرات خود را مطرح می‌کنند و اصلاحات لازم انجام می‌شود.

در این مقاله اطلاعات مورد نیاز درباره طراحی نمونه چارت سازمانی را ارائه دادیم. اکنون شما می‌توانید یک نقشه کامل برای ساختار سازمان خود طراحی کنید. اهمیتی ندارد که اندازه سازمان شما چقدر است و چند نفر نیروی کار دارید. تنها نکته مهم این است که نمونه چارت سازمانی خود را مطابق با اصول و به صورت منظم بکشید. بهتر است همه قسمت‌های چارت در یک صفحه قرار بگیرد، بین گروه‌های مختلف فاصله وجود داشته باشد و پوزیشن‌هایی که در مرتبه‌های برابر قرار دارند، هم‌سطح باشند.

یک چارت منظم مدیریت سازمان را تا حد زیادی ساده‌تر می‌کند. اگر تاکنون تجربه‌ای درباره ترسیم چارت سازمانی دارید، آن را با ما در میان بگذارید. همچنین سوالاتی که درباره مقاله دارید را در کامنت‌ها بپرسید، کارشناسان مرکز مدیریت کاربردی ایران در کوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخگوی شما خواهند بود.

 

 

[message_box bg_color=”rgb(247, 226, 254)” text_color=”light” padding=”25″] [ux_text text_color=”rgb(81, 77, 80)”]

اگر می خواهید به صورت حرفه ای تیم سازی کنید، به صورت عملی و کارگاهی چارت سازمانی طراحی کنید، اشتباهات رایج در تیم سازی را بدانید و … می‌توانید در دوره « تیم سازی در سازمان » ثبت نام کنید.

[/ux_text]

[button text=” دوره آموزشی تیم سازی در سازمان ” link=”https://www.newsite.dekami.com/product/teambuilding/” target=”_blank”] [/message_box]